Steuernummer beantragen: Ablauf, Dauer und Rechnungen ohne Nummer

Steuernummer beantragen heißt: Du übermittelst den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung per ELSTER an dein Finanzamt, spätestens einen Monat nach dem Start. Dabei musst du von dir aus aktiv werden. Der Antrag kostet nichts, die Nummer kommt per Post. Eine feste Bearbeitungszeit gibt es nicht.

Dieser Ratgeber führt dich durch die sieben Schritte, stellt die kursierenden Wartezeiten den Aussagen der Ämter gegenüber und klärt, welche Rechnungen du schreiben darfst, solange die Nummer fehlt. Alle Paragrafen haben wir am 4. November 2026 im Gesetzestext nachgelesen. Ob du überhaupt ein Gewerbe brauchst, klärt der Ratgeber zum Einzelunternehmen.

Steuernummer, Steuer-ID, USt-IdNr., W-IdNr.: Was ist der Unterschied?

Die Steuernummer vergibt dein Finanzamt, nachdem du dich steuerlich angemeldet hast. Die Steuer-ID bekommst du automatisch und behältst sie dauerhaft. Die USt-IdNr. brauchst du für Geschäfte im EU-Binnenmarkt, die W-IdNr. vergibt das Bundeszentralamt ohne Antrag. Nur die Steuernummer stößt du selbst über den Fragebogen an.

Was die W-IdNr. für dich ändert

Die Wirtschafts-Identifikationsnummer fehlt in den meisten Anleitungen. Laut BZSt wird sie seit November 2024 stufenweise und ohne Antrag vergeben, bei einer neuen Tätigkeit über dein ELSTER-Postfach. Ab dem 4. Quartal 2026 kommen Körperschaftsteuerpflichtige und Betriebe mit Feststellungserklärung dazu.

Deine Steuernummer ersetzt sie vorerst nicht. Das BZSt schreibt, die Steuernummer solle erst „perspektivisch“ abgelöst werden, und § 14 Abs. 4 UStG verlangt auf der Rechnung weiter Steuernummer oder USt-IdNr. Beantragst du später eine USt-IdNr., lautet sie laut BZSt genauso wie deine W-IdNr., wird aber gesondert mitgeteilt.

Wer muss eine Steuernummer beantragen – und wo?

Jeder, der ein Gewerbe eröffnet oder freiberuflich startet, auch nebenberuflich und als Kleinunternehmer. Gewerbetreibende zeigen den Start zuerst beim Gewerbeamt an, Freiberufler gehen direkt zum Finanzamt. GmbH, UG und GbR nutzen eigene Fragebögen. Angestellte ohne weitere Einkünfte stellen keinen Antrag.

Eine Umsatzgrenze kennt § 138 AO nicht. Ausnahmen bei keiner oder nur geringfügiger steuerlicher Auswirkung kann das Bundesfinanzministerium im Einvernehmen mit den Ländern per Schreiben festlegen (§ 138 Abs. 1c AO). Wohnst du in Deutschland, gilt die Tabelle unabhängig von deiner Staatsangehörigkeit.

Zur letzten Zeile: In der Einkommensteuererklärung lässt sich laut ELSTER-Anwenderforum „neue Steuernummer beantragen“ wählen, die Nummer steht spätestens im Bescheid. Das ist eine Forenauskunft, keine amtliche Anleitung.

Unsicher, ob Gewerbe oder freier Beruf? Das klären der Gewerbe-Check und der Guide Freiberufler anmelden. Für Gesellschaften gibt es eigene Wege: GbR gründen und UG gründen.

Der Fragebogen hängt an Entscheidungen zu Rechtsform, Kleinunternehmer und Voranmeldung, die danach weiterwirken. Wenn du diese Reihenfolge nicht selbst zusammensuchen willst, begleitet dich GründerX vom Gewerbeschein bis zur ersten Umsatzsteuer-Voranmeldung.

Steuernummer beantragen in 7 Schritten

Der Weg führt fast immer über ELSTER: Tätigkeit einordnen, bei Gewerbe die Anzeige beim Gewerbeamt, Konto anlegen, passenden Fragebogen ausfüllen, elektronisch übermitteln, Post abwarten. Lege das Konto vor dem Start an, denn die Zugangsdaten kommen teils per Post und kosten dich sonst Zeit aus der Monatsfrist.

1. Tätigkeit einordnen. Gewerbe oder freier Beruf entscheidet über Schritt 2. Die endgültige Einordnung trifft das Finanzamt.
2. Gewerbe anzeigen (nur bei Gewerbe). Die Anzeige ist gleichzeitig mit dem Beginn fällig, die Gemeinde unterrichtet dann dein Finanzamt. Das ersetzt den Fragebogen nicht. Den Ablauf zeigen der Gewerbeanmeldung-Wizard und der Ratgeber Kleingewerbe anmelden.
3. ELSTER-Konto anlegen. Die Registrierung ist laut Merkblatt des Finanzamts Angermünde kostenfrei, die Zugangsdaten kommen zweistufig per E-Mail und Post. Die IHK Halle-Dessau rechnet mit etwa ein bis zwei Wochen. ELSTER selbst nennt für neue Unternehmen auch eine Registrierung nur mit der E-Mail-Adresse. Das Zertifikat daraus reicht aber nur für den Fragebogen; sobald die Steuernummer da ist, wandelst du die Registrierung in ein vollwertiges Benutzerkonto um.
4. Passenden Fragebogen öffnen. Du findest ihn in Mein ELSTER unter „Formulare & Leistungen“ → „Alle Formulare“. Für Gesellschaften gibt es eigene Fassungen, erklärt in den Begleitern für Kapitalgesellschaften und Personengesellschaften.
5. Angaben vorbereiten. Lege Steuer-ID, Bankverbindung, Tätigkeitsbeschreibung, Startdatum und deine Schätzung für Umsatz und Gewinn bereit. Der FsE-Begleiter und die Anleitung ELSTER-Fragebogen ausfüllen gehen die Felder der Reihe nach durch; ausfüllen tust du direkt in ELSTER.
6. Elektronisch übermitteln. Das ist Pflicht nach § 138 Abs. 1b AO. Papier geht nur auf Antrag zur Vermeidung unbilliger Härten. Die Frist beträgt einen Monat nach dem Ereignis (§ 138 Abs. 4 AO).
7. Post prüfen und Nummer übernehmen. Das Finanzamt teilt dir die Nummer per Post mit. Trage sie danach in deine Rechnungsvorlage ein.

Verpasst du die Monatsfrist, kann das Finanzamt die Angaben mit Zwangsgeld durchsetzen. Das einzelne Zwangsgeld darf 25.000 € nicht übersteigen; das ist die gesetzliche Obergrenze und kein üblicher Betrag.

Welche Angaben verlangt der Fragebogen?

Neben Person, Bankverbindung und Tätigkeit fragt der Fragebogen nach Startdatum und geschätzten Einkünften für das Startjahr und das Folgejahr. Vier Entscheidungen wirken länger nach: Kleinunternehmer, Gewinnermittlung, Soll- oder Ist-Versteuerung und USt-IdNr. Bereite sie vor, bevor du ELSTER öffnest, damit du im Formular nicht raten musst.

Schätze nachvollziehbar, nicht taktisch: Eine zu hohe Schätzung bindet Geld in Vorauszahlungen, eine zu niedrige führt zu Nachzahlungen. Bei knappen Entscheidungen, etwa dem Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung, lohnt der Blick eines Steuerberaters.

Wie lange dauert es, bis die Steuernummer da ist?

Eine gesetzliche Frist für das Finanzamt gibt es in § 138 AO nicht, dort steht nur deine Monatsfrist. Die amtlichen Angaben nennen keine Dauer, sondern nur den Postweg. Ratgeber nennen Spannen von ein bis zwei Wochen bis zu zwei Monaten. Plane deshalb mit Puffer und nimm jede Zahl als Erfahrungswert.

Wir haben am 4. November 2026 die Aussagen verglichen, die in der Websuche oben stehen:

Keine dieser Quellen nennt eine Statistik. Beeinflussen kannst du vor allem die Vollständigkeit, denn laut Finanzamt Angermünde erfolgt die Zuteilung grundsätzlich erst, wenn der ausgefüllte Fragebogen zusammen mit den erforderlichen Unterlagen vorliegt.

Beispiel-Zeitplan für einen Start am 1. März 2027

Die Tabelle ist eine Beispielrechnung. Die Wartezeit darin ist eine Annahme aus den Erfahrungswerten oben, keine Zusage.

Darf ich ohne Steuernummer Rechnungen schreiben?

Ja, aber nicht jede: Eine Rechnung bis 250 € Gesamtbetrag braucht keine Steuernummer. Darüber ist sie Pflichtangabe, auch für Kleinunternehmer. An Unternehmer musst du innerhalb von sechs Monaten abrechnen, du kannst also oft warten. Eine schon verschickte Rechnung kannst du später um die Nummer ergänzen.

Damit stimmen zwei verbreitete Sätze so nicht. „Ohne Steuernummer darfst du keine Rechnung stellen“ widerspricht § 33 UStDV. „Kleinunternehmer brauchen keine Steuernummer auf der Rechnung“ stimmt nur bis 250 €, darüber verlangt § 34a UStDV eine der genannten Nummern.

Rechnungen bis 250 € und Kleinunternehmer-Rechnungen darfst du außerdem immer als sonstige Rechnung verschicken, also ohne E-Rechnung (§ 33 Satz 4, § 34a Satz 4 UStDV). Mehr dazu im Ratgeber E-Rechnung Pflicht. Vorlagen erstellt der Rechnungs-Generator.

Rechnung schon verschickt: Nummer nachreichen

Fehlt eine Pflichtangabe, kannst du sie nachliefern. Nach § 31 Abs. 5 UStDV genügt ein Dokument, das sich spezifisch und eindeutig auf die Rechnung bezieht und nur die fehlende Angabe enthält. Schreib also Rechnungsnummer und -datum hinein und ergänze deine Steuernummer.

Für den Vorsteuerabzug deines Kunden gilt laut Umsatzsteuer-Anwendungserlass des BMF, Abschnitt 15.2a Abs. 7 (Stand 2. Juni 2026): Rückwirkend berichtigungsfähig ist ein Dokument, wenn es Angaben zu Aussteller, Empfänger, Leistung, Entgelt und gesondert ausgewiesener Umsatzsteuer enthält. Die Steuernummer gehört nicht zu diesen fünf Punkten. Eine Fachzeitung beschreibt genau diesen Fall; die Entscheidung im Einzelfall bleibt beim Finanzamt.

Rechne damit, dass ein Geschäftskunde erst nach der Ergänzung zahlt. Trag niemals die Steuer-ID oder eine ausgedachte Zahl ein: Enthält die Rechnung nur eine Kombination, die nicht deine Steuernummer ist, darf dein Kunde bis zur Berichtigung grundsätzlich keine Vorsteuer ziehen (Abschnitt 15.2a Abs. 6). Erhalten bleibt der Abzug nur, wenn er den Fehler nicht erkennen konnte. Der Vermerk „Steuernummer beantragt“ steht in keiner der genannten Vorschriften und ersetzt das Nachreichen nicht.

Was hängt noch an der Steuernummer?

Mehr als die Rechnung: Die USt-IdNr. setzt deine umsatzsteuerliche Erfassung beim Finanzamt voraus, das OSS-Verfahren wiederum die USt-IdNr. Ein später Fragebogen verzögert deshalb auch EU-Verkäufe und das Marktplatz-Setup, zumal laut BZSt bis zur Weiterleitung vom Finanzamt einige Wochen vergehen können. Brauchst du die USt-IdNr. absehbar, kreuze sie gleich im Fragebogen an.

Ab 2027 melden Neugründer wieder monatlich

Nach § 18 Abs. 2 UStG ist bei einer Neugründung im Gründungs- und im Folgejahr der Kalendermonat der Voranmeldungszeitraum. Die Ausnahme davon gilt laut Gesetzestext nur für die Besteuerungszeiträume 2021 bis 2026. Eine Verlängerung haben wir bis zum 4. November 2026 nicht gefunden; prüfe das vor deinem Start noch einmal.

Kleinunternehmer betrifft das nicht, denn für sie gelten die Erklärungspflichten aus § 18 Abs. 1 bis 4 UStG nicht (§ 19 Abs. 1 UStG). Hast du schon 2026 gegründet, nennt der Gesetzestext auch das Folgejahr; frag für 2027 dein Finanzamt. Termine behältst du im Steuerkalender im Blick.

Wann brauchst du eine neue Steuernummer?

Eine neue Nummer wird fällig, wenn ein anderes Finanzamt zuständig wird, etwa nach einem Umzug in einen anderen Bezirk, oder wenn ein neuer Steuerpflichtiger entsteht, etwa eine GmbH. Deine Steuer-ID bleibt dabei gleich. Verlegungen musst du von dir aus anzeigen, die neue Nummer kommt dann vom neuen Finanzamt.

• Umzug: Die Zuständigkeit wechselt, sobald eines der Finanzämter davon erfährt. Die Verlegung gehört ans Finanzamt (§ 138 Abs. 1 Satz 4 AO) und bei einem Gewerbe auch ans Gewerbeamt (§ 14 GewO). Ablauf und Beispiele zeigt sevdesk.
• Von angestellt zu selbstständig: Hast du schon eine Nummer aus einer früheren Steuererklärung, bekommst du laut Lexware für die Selbstständigkeit eine neue. Übermittle den Fragebogen trotzdem selbst.
• Betrieb und Wohnung in verschiedenen Bezirken: Für die Umsatzsteuer zählt, von wo du das Unternehmen betreibst (§ 21 AO), für die Gewerbesteuer das Betriebsfinanzamt (§ 22 AO). Für den USt-IdNr.-Antrag nennst du die Nummer, unter der du umsatzsteuerlich geführt wirst.
• Rechtsformwechsel: Aus dem Einzelunternehmen wird eine GmbH oder UG. Die Gesellschaft ist selbst steuerpflichtig und meldet sich nach § 137 AO innerhalb eines Monats. Welche Form passt, klärt der Rechtsform-Wizard.

Steuernummer verloren: Wo findest du sie?

Deine Steuernummer steht auf amtlichen Schreiben deines Finanzamts, etwa auf dem Steuerbescheid. Die ähnlich klingende Steuer-ID findest du auf dem Einkommensteuerbescheid oder der Lohnsteuerbescheinigung. Findest du gar nichts, frag dein Finanzamt. Eine 13-stellige Zahl ist dieselbe Steuernummer im bundesweiten Format.

Das ELSTER-Format ergänzt die gedruckte Nummer um die Bundesfinanzamtsnummer. Aus dem Beispiel des Bayerischen Landesamts für Steuern für Baden-Württemberg wird so aus 66815/08156 die Zahl 2866081508156. Auf deine Rechnung gehört die Nummer, wie dein Finanzamt sie dir mitgeteilt hat.

Typische Fehler beim Steuernummer-Antrag

Diese sieben Fehler betreffen weniger das Formular als Timing und Verwechslungen. Sie kosten Zeit oder bringen dir Rückfragen von Kunden und Finanzamt ein. Nutze die Liste als Kontrolle, bevor du den Fragebogen in ELSTER abschickst.

1. Auf Post vom Finanzamt warten. Du musst den Fragebogen von dir aus übermitteln.
2. ELSTER erst in der letzten Woche anlegen. Die Zugangsdaten kommen zum Teil per Post, die Monatsfrist läuft weiter.
3. Die Gewerbeanzeige für den Antrag halten. Das Gewerbeamt informiert das Finanzamt, der Fragebogen bleibt trotzdem deine Aufgabe.
4. Den falschen Fragebogen öffnen. Einzelunternehmen, Personengesellschaft und Kapitalgesellschaft haben eigene Fassungen.
5. Die Steuer-ID auf die Rechnung schreiben. Pflicht ist die Steuernummer oder die USt-IdNr., nicht die persönliche Kennung.
6. Den Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung nebenbei erklären. Er bindet dich mindestens fünf Kalenderjahre (§ 19 Abs. 3 UStG).
7. Für die Vergabe bezahlen. Die W-IdNr. vergibt ausschließlich das BZSt ohne Kosten, auch die USt-IdNr. ist kostenlos. Bezahlt wird höchstens eine Dienstleistung, etwa vom Steuerberater.

Häufige Fragen zur Steuernummer

Kann ich die Steuernummer telefonisch beantragen?

Nein, ein Anruf ersetzt den Fragebogen nicht. Die Angaben sind nach § 138 Abs. 1b AO elektronisch zu übermitteln, Papier gibt es nur auf Antrag bei unbilliger Härte. Du darfst dein Finanzamt aber anrufen, etwa um nach dem Stand zu fragen oder zu klären, welcher Fragebogen zu dir passt.

Gibt es eine vorläufige Steuernummer?

In § 138 AO und § 14 UStG kommt der Begriff nicht vor. Lexware beschreibt, dass das Finanzamt bei offenen Fragen zunächst eine Ordnungsnummer vergeben kann, meist erkennbar an Buchstaben, und dass das keine Steuernummer ist. Bei Eilbedarf frag dein Finanzamt direkt und schreibe nur eine zugeteilte Nummer auf Rechnungen.

Was kostet es, eine Steuernummer zu beantragen?

Die Vergabe durch das Finanzamt und die ELSTER-Registrierung kosten nichts. Geld fällt nur an anderer Stelle an: bei einem Gewerbe die Gebühr deiner Gemeinde für die Anzeige, und freiwillig für Steuerberater oder Software. Beispiele für Gemeindegebühren aus Berlin und Hamburg nennt unser Ratgeber zum Kleingewerbe.

Kann ich die Steuernummer ohne ELSTER-Konto beantragen?

Ja, wenn jemand anderes für dich übermittelt: Die IHK Halle-Dessau nennt den Steuerberater, Anbieter wie Accountable werben mit einem Antrag ohne eigenes ELSTER-Konto. Ohne solche Hilfe brauchst du mindestens die Registrierung bei ELSTER, sonst bleibt nur der Härtefallantrag auf Papier. Das Konto brauchst du später ohnehin, denn auch Voranmeldungen und Steuererklärungen laufen elektronisch.

Brauche ich für ein Kleingewerbe eine eigene Steuernummer?

Ja. Ein Kleingewerbe ist ein normales Gewerbe ohne kaufmännischen Geschäftsbetrieb, also gilt derselbe Weg: Gewerbeanzeige, Fragebogen, Nummer. Auch die Kleinunternehmerregelung ändert daran nichts. Sie regelt nur, ob du Umsatzsteuer berechnest, und befreit dich nicht von der Anzeige und den Auskünften nach § 138 AO.

Allgemeine Information, keine Steuer- oder Rechtsberatung im Einzelfall.

Mit GründerX vom Fragebogen zur ersten Voranmeldung

Die Steuernummer ist ein Schritt von vielen, danach kommen Rechnungen, Voranmeldungen und Fristen. GründerX zeigt dir die Reihenfolge von der Gewerbeanmeldung bis zur Anlage EÜR, erklärt den Fragebogen Feld für Feld im FsE-Begleiter und hat einen Fristenkalender dabei. Das kostet 64,99 € im Monat und ist monatlich kündbar. Vom Gewerbeschein bis zur ersten Umsatzsteuer-Voranmeldung: der komplette Gründungsweg mit GründerX.