E-Rechnung Pflicht 2026: Fristen, Formate, Ausnahmen

Die E-Rechnung-Pflicht gilt für Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland. Empfangen musst du E-Rechnungen schon seit dem 1. Januar 2025. Beim Ausstellen gelten Übergangsfristen bis Ende 2026 und für kleinere Unternehmen bis Ende 2027. Ab 2028 sind PDF und Papier im B2B-Geschäft nur noch in Ausnahmen erlaubt.

Was ist eine E-Rechnung und was nicht?

Eine E-Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 UStG eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht und der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN 16931) entspricht. Alles andere ist eine „sonstige Rechnung“.

Das heißt konkret:

Ein PDF, das du aus deinem Schreibprogramm exportierst, ist also keine E-Rechnung, auch wenn es elektronisch verschickt wird.

Ab wann gilt die E-Rechnung-Pflicht?

Die Pflicht kommt in Stufen. Die Übergangsregeln stehen in § 27 Abs. 38 UStG:

Stand 27.10.2026: Das Handwerk (ZDH) fordert, die Stufe 2027 auf 2028 zu verschieben. Beschlossen ist das nicht; § 27 Abs. 38 UStG gilt unverändert.

Wie die Fristen für dich konkret aussehen, zeigt das Beispiel weiter unten. Den Rechnungsprozess zusammen mit Gewerbe, Finanzamt und Voranmeldung bildet GründerX Gründung komplett ab.

Für die Pflicht zum Empfangen reicht ein E-Mail-Postfach, in dem die Rechnungen ankommen. Du musst sie aber lesen, prüfen und in der Originalform aufbewahren können. Ein kostenloser Weg zum Lesen einer XRechnung ist der E-Rechnung-Viewer von GründerX.

Für wen gilt die Pflicht und für wen nicht?

Die Pflicht greift nach § 14 Abs. 2 UStG, wenn beide Seiten Unternehmer im Inland sind und die Leistung nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei ist. Nicht betroffen sind:

• Rechnungen an Privatkunden (B2C): Hier bleibt alles wie bisher.
• Rechnungen ins Ausland: Die deutsche Pflicht gilt nur, wenn beide Seiten im Inland ansässig sind.
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto: Sie dürfen nach § 33 UStDV immer als sonstige Rechnung übermittelt werden.
• Fahrausweise: Auch sie bleiben nach § 34 UStDV als sonstige Rechnung zulässig.
• Kleinunternehmer beim Ausstellen: Ihre Rechnungen dürfen nach § 34a UStDV immer als sonstige Rechnung übermittelt werden. Empfangen müssen aber auch Kleinunternehmer E-Rechnungen können.

Ob du Kleinunternehmer bist, klärt der Ratgeber Kleinunternehmer 2026.

Welche Formate sind erlaubt?

In Deutschland sind vor allem zwei Formate verbreitet:

• XRechnung: reines XML, ursprünglich für Rechnungen an Behörden. Für Menschen ohne Viewer nicht lesbar.
• ZUGFeRD / Factur-X: ein PDF, in dem ein XML-Datensatz steckt. Das PDF ist für Menschen lesbar, der Datensatz für die Software. Damit es als E-Rechnung zählt, muss das Profil der Norm entsprechen. Die einfachen Profile MINIMUM und BASIC WL reichen dafür nicht.

Andere Formate sind zulässig, wenn sich Sender und Empfänger einigen und die Daten verlustfrei in ein normgerechtes Format überführt werden können. Für Gründer ist das selten relevant.

Was ändert sich für Gründer und kleine Unternehmen?

Am meisten ändert sich bei Gründern mit Geschäftskunden, kaum etwas bei reinen Privatkunden-Geschäften.

Für Gründer mit Geschäftskunden heißt das vor allem drei Dinge:

1. Ab sofort empfangen können: Ein Postfach für Rechnungen und ein Weg, XML zu lesen und zu archivieren.
2. Software rechtzeitig umstellen: Wer 2027 mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz hat, braucht ab 2027 E-Rechnungen. Alle anderen spätestens ab 2028.
3. Archiv anpassen: Aufbewahrt wird der strukturierte Datensatz, nicht ein Ausdruck. Die Frist für Buchungsbelege beträgt nach § 147 AO acht Jahre.

Die meisten Buchhaltungsprogramme erzeugen inzwischen XRechnung oder ZUGFeRD. Einen Überblick bietet der Buchhaltungssoftware-Vergleich.

Beispiel: Ab wann musst du selbst E-Rechnungen schreiben?

Zwei Gründer mit Geschäftskunden im Inland, beide nicht Kleinunternehmer:

Entscheidend für 2027 ist der Gesamtumsatz des Vorjahres 2026. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz im Sinne des Umsatzsteuergesetzes, nicht der Gewinn. Wer schnell wächst, sollte die Umstellung deshalb nicht auf 2027 schieben.

E-Rechnung an Behörden: die strengere Regel

Wer an Bundesbehörden liefert, muss schon länger elektronisch abrechnen. Nach § 3 der E-Rechnungsverordnung des Bundes sind Rechnungen an Stellen des Bundes in elektronischer Form auszustellen und zu übermitteln. Die Übermittlung läuft über ein Verwaltungsportal, die Behörde nennt dir dafür eine Leitweg-ID als Adresse. Ausgenommen sind unter anderem Rechnungen über Direktaufträge bis 1.000 Euro. Für Länder und Kommunen gelten eigene Landesregeln, die meist ähnlich aufgebaut sind.

So stellst du dein Unternehmen in 6 Schritten um

Mit dieser Reihenfolge vermeidest du Lücken zwischen alter und neuer Rechnungsstellung:

1. Bestand aufnehmen: Wie viele Rechnungen schreibst du an Unternehmen, wie viele an Privatkunden, wie viele ins Ausland?
2. Empfang einrichten: Eine feste Rechnungs-Mailadresse anlegen und deinen Lieferanten mitteilen.
3. Software wählen: Programm mit XRechnung- oder ZUGFeRD-Export, Anbindung an Steuerberater oder DATEV-Export.
4. Stammdaten prüfen: Vollständige Adressen, USt-IdNr. und Leitweg-ID bei Behörden-Kunden.
5. Testrechnung schicken: Eine erste E-Rechnung an einen Stammkunden senden und um Rückmeldung bitten.
6. Archiv und Prozesse anpassen: Wer prüft eingehende E-Rechnungen, wer bucht, wo wird archiviert? Einen Startpunkt bietet der Leitfaden Buchhaltung einrichten.

Eingehende E-Rechnung prüfen: die Checkliste

Bevor du eine E-Rechnung bezahlst und die Vorsteuer ziehst, prüfe die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG:

• vollständiger Name und Anschrift von dir und vom Lieferanten,
• Steuernummer oder USt-IdNr. des Lieferanten,
• Rechnungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer,
• Menge und Art der Leistung sowie Zeitpunkt der Lieferung,
• Entgelt nach Steuersätzen getrennt, Steuersatz und Steuerbetrag.

Fehlt etwas, bitte um eine korrigierte Rechnung. Ein E-Rechnung-Viewer zeigt die Daten aus dem XML lesbar an, so fällt ein Fehler schneller auf.

Typische Fehler bei der Umstellung

Diese Fehler führen am häufigsten zu Ärger mit Kunden oder dem Finanzamt:

• PDF für eine E-Rechnung halten: Ein normales PDF erfüllt die Pflicht nicht, sobald die Übergangsfrist für dich vorbei ist.
• Nur das PDF archivieren: Bei ZUGFeRD zählt der Datensatz. Das gesamte Dokument muss unverändert aufbewahrt werden.
• Empfang vergessen: Viele denken nur ans Ausstellen. Seit 2025 musst du E-Rechnungen aber annehmen können.
• Vorsteuerabzug riskieren: Der Vorsteuerabzug setzt eine ordnungsgemäße Rechnung voraus. Prüfe eingehende Rechnungen, bevor du sie bezahlst und buchst.
• Kleinbetragsregel überdehnen: Die 250-Euro-Grenze gilt für den Gesamtbetrag einer Rechnung, nicht pro Position.

Was kostet die Umstellung?

Für die meisten Gründer bleiben die Kosten überschaubar. Das Empfangen und Lesen ist mit kostenlosen Viewern möglich, etwa dem E-Rechnung-Viewer. Für das Ausstellen brauchst du ein Programm, das XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt. Viele Buchhaltungsprogramme haben das bereits im Grundtarif. Die eigentliche Arbeit liegt im Prozess: Stammdaten prüfen, Lieferanten informieren und das Archiv umstellen. Plane dafür ein bis zwei Arbeitstage ein, bevor die Pflicht für dich beginnt.

Häufige Fragen

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben?

Nein, deine eigenen Rechnungen dürfen nach § 34a UStDV immer als sonstige Rechnung verschickt werden, also auch als PDF oder auf Papier. E-Rechnungen von Lieferanten musst du aber empfangen können.

Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail noch erlaubt?

Für Umsätze bis Ende 2026 ja, mit Zustimmung des Empfängers. Für 2027 nur noch, wenn dein Vorjahresumsatz höchstens 800.000 Euro betrug. Ab 2028 nicht mehr im B2B-Geschäft im Inland.

Brauche ich für den Empfang eine spezielle Software?

Nicht zwingend. Ein E-Mail-Postfach reicht für den Empfang. Zum Lesen einer XRechnung brauchst du aber einen Viewer, zum Archivieren einen Speicher, der die Datei unverändert aufbewahrt.

Darf ich zusätzlich ein PDF mitschicken?

Ja, ein zusätzliches PDF zur Ansicht ist erlaubt. Steuerlich maßgeblich bleibt aber die E-Rechnung. Bei ZUGFeRD gilt nach Auffassung der Finanzverwaltung der strukturierte XML-Teil, wenn Bild und Daten voneinander abweichen. Achte deshalb darauf, dass beide denselben Inhalt haben.

Seit dem BMF-Schreiben vom 15.10.2026 gilt außerdem: Die für die Kontrolle nötige Leistungsbeschreibung (Art, Umfang und Inhalt der Leistung) muss im strukturierten XML-Teil stehen. Weitere Details dürfen nur als eingebetteter Anhang mitgeschickt werden. Für E-Rechnungen, die bis 31.12.2026 ausgestellt werden, wird das nicht beanstandet.

Was ist eine Leitweg-ID?

Die Leitweg-ID ist die Adresse einer Behörde für E-Rechnungen. Du brauchst sie nur, wenn du an öffentliche Auftraggeber lieferst. Die Behörde nennt sie dir mit dem Auftrag.

Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an Privatkunden?

Nein. Die E-Rechnung-Pflicht betrifft nur Rechnungen zwischen Unternehmern im Inland. Für Privatkunden kannst du weiterhin PDF oder Papier nutzen.

Fazit

Empfangen ist schon Pflicht, das Ausstellen folgt bis spätestens 2028. Wer jetzt Empfang, Software und Archiv ordnet, hat später keinen Stress. Rechnungen für den Übergang erstellst du mit dem Rechnungs-Generator, Fristen hast du im Steuerkalender im Blick.

Allgemeine Information, keine Steuer- oder Rechtsberatung im Einzelfall.

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