USt-ID beantragen: Schritt für Schritt + Prüf-Tool

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr, oft kurz USt-ID) vergibt ausschließlich das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) – nicht dein Finanzamt und schon gar keine private Firma. Die Vergabe ist kostenlos. Das BZSt kann die Nummer aber erst erteilen, wenn dich dein Finanzamt umsatzsteuerlich erfasst und die Daten übermittelt hat. Deshalb hängt der richtige Weg davon ab, ob du schon eine Steuernummer hast.

Weg 1 – Neugründung: Im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, den du über ELSTER abgibst, kreuzt du das Feld zur USt-IdNr an. Das Finanzamt leitet den Antrag automatisch ans BZSt weiter. Einen zweiten Antrag brauchst du nicht. Weg 2 – du hast schon eine Steuernummer: Dann beantragst du online über das Formular „Umsatzsteuer-Identifikationsnummer“ im Formular-Management-System des Bundes. Weg 3 – schriftlich per Brief an das Bundeszentralamt für Steuern, Dienstsitz Saarlouis, 66738 Saarlouis.

Egal welcher Weg: Die Nummer kommt ausschließlich per Post. Telefonisch, per E-Mail oder per Chatbot teilt das BZSt sie aus rechtlichen Gründen nicht mit. Plane einige Wochen ein, denn zwischen dem Eingang beim Finanzamt und der Übermittlung ans BZSt vergeht Zeit. Wer im Januar an EU-Kunden liefern will, sollte den Fragebogen also nicht erst im Dezember abgeben.

Laut BZSt fragt das Online-Formular nach dem zuständigen Finanzamt, der Steuernummer und der Rechtsform. Je nach Rechtsform kommen Name und Geburtsdatum (Einzelunternehmen) oder Firmenname und Sitz (Gesellschaft) dazu. Das System gleicht deine Angaben automatisch mit den Daten des Finanzamts ab und zeigt dir direkt nach dem Absenden, wie weit die automatische Bearbeitung ist. Für den schriftlichen Antrag schreibt § 27a Abs. 1 UStG Name, Anschrift und Steuernummer vor.

Typischer Fehler: Die Angaben weichen vom Finanzamt ab, etwa weil die neue Geschäftsadresse dort noch nicht hinterlegt ist. Dann schlägt der Abgleich fehl. Änderungen von Name oder Anschrift laufen ausschließlich über dein Finanzamt, nicht über das BZSt.

Beantragen darf jeder Unternehmer im Sinne von § 2 UStG, also auch Freiberufler, Kleingewerbetreibende und Kleinunternehmer. Nötig ist sie, sobald du mit Unternehmen in anderen EU-Ländern Geschäfte machst: Warenlieferungen an EU-Unternehmen sind nur steuerfrei, wenn der Kunde eine gültige USt-IdNr verwendet (§ 6a Abs. 1 Nr. 4 UStG). Auf Rechnungen für Dienstleistungen an EU-Unternehmen gehören deine und die Nummer des Kunden (§ 14a UStG).

Viele Gründer übersehen die Einkaufsseite: Werbung bei Meta oder Google, Software-Abos und Freelancer aus dem EU-Ausland sind Dienstleistungen, bei denen du als Empfänger die Steuer schuldest (Reverse Charge, § 13b UStG). Das gilt ausdrücklich auch für Kleinunternehmer (§ 13b Abs. 5 Satz 10 UStG). Die Anbieter fragen in der Regel nach deiner USt-IdNr, um netto abzurechnen.

Kein Muss ist sie, wenn du nur im Inland verkaufst. Trotzdem hat sie einen praktischen Vorteil: Auf Rechnungen darfst du statt der Steuernummer die USt-IdNr angeben (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 2 UStG), sodass deine Steuernummer nicht bei jedem Kunden landet. Wer eine USt-IdNr hat, muss sie allerdings im Impressum angeben (§ 5 Abs. 1 Nr. 6 DDG).

Lea verkauft handgemachten Schmuck, nutzt die Kleinunternehmerregelung und schaltet Werbung über Meta (Rechnungssteller in Irland). Ihr Fahrplan: USt-IdNr online beim BZSt beantragen, weil sie schon eine Steuernummer hat. Die Nummer im Werbekonto hinterlegen. Für jede Meta-Rechnung die deutsche Umsatzsteuer (19 %) in der Umsatzsteuer-Voranmeldung melden und zahlen – als Kleinunternehmerin ohne Vorsteuerabzug. Eine Zusammenfassende Meldung muss sie nicht abgeben (§ 18a Abs. 4 UStG). Ihre eigenen Rechnungen bleiben ohne Umsatzsteuer.

Jede USt-IdNr beginnt mit dem Ländercode. Laut Merkblatt des BZSt gilt: Deutschland DE + neun Ziffern; Frankreich FR + elf Stellen, von denen die erste und/oder zweite ein Buchstabe sein kann; Italien IT + elf Ziffern; Spanien ES + neun Stellen, wobei die erste und/oder die letzte Stelle ein Buchstabe sein kann. Unser Prüf-Tool rechnet für DE, IT und numerische FR-Nummern zusätzlich die Prüfziffer nach. Getestet haben wir das an echten Nummern, die in VIES (EU-Kommission) als gültig oder ungültig bestätigt wurden. Für Spanien prüfen wir nur das Format.

Wichtig: Eine passende Prüfziffer heißt nur, dass die Nummer richtig getippt sein kann. Ob sie vergeben und gültig ist, bestätigt nur die Abfrage beim BZSt (eVatR, mit Name und Anschrift als qualifizierte Bestätigung) oder in VIES. Rückwirkend für vergangene Zeitpunkte bestätigt das BZSt nicht – also vor der Rechnung prüfen und das Ergebnis aufheben.

1. Für die Nummer bezahlen: Schreiben, die eine USt-IdNr gegen Gebühr „registrieren“ oder „veröffentlichen“, kommen nicht vom BZSt. Die Vergabe ist kostenlos. 2. Doppelt beantragen: Wer das Feld im Fragebogen angekreuzt hat, braucht keinen zweiten Online-Antrag. 3. Zu früh beantragen: Ohne Steuernummer und umsatzsteuerliche Erfassung kann das BZSt nicht vergeben. 4. Auf eine E-Mail warten: Die Nummer kommt nur per Post. 5. Organschaft: Hier ist nur der Organträger antragsberechtigt. 6. Die EU-Kleinunternehmerregelung (§ 19a UStG) verwechseln: Die Kleinunternehmer-Identifikationsnummer ist ein eigenes Verfahren und ersetzt keine USt-IdNr.