Lieferantenanfrage an Hersteller / Großhändler: Vorlage kostenlos (Word & PDF)
Anschreiben für ein Händlerkonto bei Hersteller oder Großhändler: Firmenvorstellung, Gewerbenachweis, Mengen und die richtigen Fragen zu Preisliste, MOQ, Lieferzeiten und Rückgabe.
Einmal die E-Mail-Adresse bestätigen – danach sind alle Vorlagen frei. Kein Konto, keine Zahlung.
Vorschau: Lieferantenanfrage an Hersteller / Großhändler als Muster
Anfrage Händlerkonto und Konditionen [Firma des Händlers] [Vorname Nachname] [Straße Hausnummer] [PLZ Ort] Telefon: [Telefonnummer] E-Mail: [E-Mail-Adresse] Web: [www.domain.de] [Firma des Herstellers / Großhändlers] [Abteilung, z. B. „Vertrieb Handel / B2B“] [ggf. Vorname Nachname] [Straße Hausnummer] [PLZ Ort] [Ort], [Datum] Anfrage: Eröffnung eines Händlerkontos für [Marke / Produktgruppe] und Konditionen für den Online-Handel Sehr geehrte Damen und Herren, [bei bekanntem Ansprechpartner: Sehr geehrte Frau [Nachname], / Sehr geehrter Herr [Nachname],] wir betreiben seit [Monat Jahr] den Online-Shop [Shopname] ([www.domain.de]) mit dem Schwerpunkt [Sortiment, z. B. „Outdoor-Ausrüstung und Campingzubehör“]. Unsere Kunden sind überwiegend [Zielgruppe, z. B. „Privatkunden in Deutschland und Österreich, 25 bis 45 Jahre“]. Wir verkaufen über [eigener Shop / Amazon / eBay / Kaufland / Otto] und erreichen derzeit [z. B. rund 1.500] Bestellungen pro Monat [Alternative bei Neustart: Der Shop startet am [Datum]; das Sortiment steht, die Lieferantenbasis bauen wir gerade auf]. Ihre Produkte [Produktlinie / Marke] passen aus unserer Sicht sehr gut zu unserem Sortiment, weil [Begründung, z. B. „unsere Kunden regelmäßig nach [Produkt] fragen und wir diese Nachfrage bisher nicht bedienen können“]. Wir möchten Ihre Produkte daher dauerhaft in unser Sortiment aufnehmen und bitten um die Eröffnung eines Händlerkontos. Unser Unternehmen Firma: [Firma, Rechtsform] Inhaber / Geschäftsführung: [Vorname Nachname] Anschrift: [Straße Hausnummer, PLZ Ort] Gewerbeanmeldung: [Stadt], vom [Datum] (Kopie anbei) [Handelsregister: Amtsgericht [Ort], HRB [Nummer]] USt-IdNr.: DE[Nummer] Verkaufskanäle: [www.domain.de], [Marktplatz-Shopname] [Optional: Ladengeschäft in [Ort], [Fläche] m²] Geplante Abnahme Für den Start planen wir eine Erstbestellung von etwa [Menge] Stück aus den Artikeln [Artikelbezeichnungen / Artikelnummern] im Wert von rund [Betrag] EUR netto. Bei entsprechender Nachfrage rechnen wir im ersten Jahr mit einem Einkaufsvolumen von etwa [Betrag] EUR netto. Wir lagern selbst in [Ort] [Alternative: Wir arbeiten mit dem Fulfillment-Dienstleister [Name]]. Unsere Fragen 1. Händlerkonto: Welche Unterlagen benötigen Sie für die Freischaltung, und gibt es ein B2B-Portal mit Bestandsanzeige und Online-Bestellung? 2. Preisliste und Rabatte: Können Sie uns Ihre aktuelle Händlerpreisliste zusenden? Welche Staffelpreise oder Jahresboni gibt es ab welchen Mengen? 3. Mindestbestellmenge (MOQ): Welche Mindestmengen gelten je Artikel und je Auftrag? Sind Mischpaletten oder Mischkartons möglich? 4. Lieferzeiten: Wie lang ist die Lieferzeit ab Bestellung bei Lagerware, und wie werden Nachlieferungen bei Fehlbeständen gehandhabt? 5. Versand und Frachtkosten: Ab welchem Bestellwert liefern Sie frachtfrei? Welche Frachtkosten fallen darunter an? 6. Zahlungsbedingungen: Welche Zahlungsziele bieten Sie an (Vorkasse, Rechnung mit Ziel, Lastschrift, Skonto)? Gibt es eine Kreditlinie nach einer Anlaufphase? 7. Rückgabe und Gewährleistung: Nehmen Sie unverkaufte oder beschädigte Ware zurück? Wie läuft die Abwicklung bei Gewährleistungsfällen unserer Endkunden? 8. Produktdaten: Stellen Sie Produktdaten (EAN/GTIN, Bilder, Beschreibungen, technische Daten) als Datenfeed oder über eine Schnittstelle bereit? 9. Konformität: Können Sie uns je Artikel die Herstellerangaben nach der Produktsicherheitsverordnung (GPSR), Konformitätserklärungen (CE) und ggf. Sicherheitsdatenblätter zur Verfügung stellen? 10. Vertrieb und Gebietsschutz: Gibt es einen selektiven Vertrieb oder Vorgaben für den Online-Verkauf (Marktplätze, Preisdarstellung, Markenauftritt)? Ist eine Exklusivität oder ein Gebietsschutz für [Gebiet / Kanal] grundsätzlich möglich? 11. Dropshipping: Bieten Sie Streckengeschäft direkt an unsere Endkunden an, und zu welchen Bedingungen? 12. Marketing: Stellen Sie Werbemittel, Produktbilder und Markenrichtlinien zur Verfügung? Gibt es Werbekostenzuschüsse oder Aktionsrabatte? Wir freuen uns über eine Rückmeldung mit Ihrer Preisliste und den Konditionen sowie über die Nennung eines Ansprechpartners für den Online-Handel. Gern stellen wir unser Konzept auch in einem kurzen Telefonat vor; erreichbar sind wir unter [Telefonnummer] oder [E-Mail-Adresse]. Mit freundlichen Grüßen ______________________________ [Vorname Nachname] [Funktion, z. B. „Inhaber“ / „Geschäftsführer“] [Firma] Anlagen: – Gewerbeanmeldung vom [Datum] – [Handelsregisterauszug] – Bestätigung der USt-IdNr. – [Kurzprofil / Mediadaten des Shops] HINWEIS: Diese Vorlage von GründerX (gruenderx.de) ist ein unverbindliches Muster und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Vor der Verwendung an den Einzelfall anpassen und im Zweifel prüfen lassen.
Die vollständige Vorlage mit allen Abschnitten bekommst du nach Bestätigung deiner E-Mail-Adresse – als Word, PDF oder Text.
Wofür die Vorlage passt
- Du willst als Online-Händler erstmals direkt beim Hersteller oder Großhändler einkaufen
- Eröffnung eines Händlerkontos (B2B-Zugang, Preisliste) bei einer Marke
- Anfrage für Konditionen, Staffelpreise, Dropshipping oder Gebietsschutz
- Als Nachfassvorlage, wenn eine erste Anfrage unbeantwortet blieb
Das steht drin
- 1.Betreff und Ansprache mit Bezug zur Marke
- 2.Kurze Vorstellung des eigenen Unternehmens und der Verkaufskanäle
- 3.Nachweise: Gewerbeanmeldung, USt-IdNr., Handelsregister, Shop-Link
- 4.Geplante Mengen und Sortiment
- 5.Fragenkatalog: Preisliste, Staffelpreise, MOQ, Lieferzeiten, Zahlungsbedingungen
- 6.Fragen zu Exklusivität, Gebietsschutz, Rückgabe, Produktdaten, Konformität
- 7.Bitte um Händlerkonto, Ansprechpartner und nächste Schritte
- 8.Anlagenverzeichnis
Das musst du wissen
- Hersteller prüfen zuerst, ob du ein echtes Unternehmen bist. Ohne Gewerbeanmeldung, USt-IdNr. und einen besuchbaren Shop oder ein Konzept bekommst du in der Regel keine Antwort. Lege die Nachweise direkt bei.
- Nenne realistische Mengen. Wer 10.000 Stück ankündigt und dann 20 bestellt, verbrennt den Kontakt. Besser eine ehrliche Startmenge und ein Ausblick auf das erste Jahr.
- Frage nach Konformitätsunterlagen (CE, GPSR-Herstellerangaben, Sicherheitsdatenblätter) und Produktdaten (EAN, Bilder, Feeds). Ohne diese Daten kannst du die Ware rechtlich nicht anbieten.
- Marken mit selektivem Vertrieb dürfen Online-Händler ablehnen oder Anforderungen an die Präsentation stellen. Ein Nein ist dann rechtlich zulässig; frage nach den Kriterien und erfülle sie.
Stand Oktober 2026. Muster nach deutschem Recht; GründerX ist Software und leistet keine Rechts- oder Steuerberatung.
Wann du eine Lieferantenanfrage Vorlage brauchst
Wer als Online-Händler Markenware verkaufen will, muss zuerst an die Ware kommen. Hersteller und Großhändler eröffnen Händlerkonten nicht auf Zuruf, sondern prüfen, ob hinter der Anfrage ein echtes Unternehmen mit Konzept, Nachweisen und realistischen Mengen steht. Eine formlose Mail mit „Ich hätte gern Ihre Preisliste“ landet im Papierkorb; ein strukturiertes Anschreiben mit Firmenprofil, Nachweisen und konkreten Fragen bekommt eine Antwort.
Diese Vorlage nutzt du für die erste Kontaktaufnahme mit einem Hersteller, Importeur oder Großhändler, zur Eröffnung eines B2B-Kontos bei einer Marke, für die Anfrage nach Staffelpreisen, Dropshipping oder Gebietsschutz und als Nachfassschreiben, wenn eine erste Anfrage unbeantwortet blieb. Sie ist kein Vertrag, sondern ein Geschäftsbrief; der eigentliche Liefervertrag oder die Händlerbedingungen kommen danach.
Was in eine Anfrage an Hersteller und Großhändler gehört
Die Vorlage ist so aufgebaut, wie Vertriebsabteilungen Anfragen lesen: erst wer du bist, dann was du willst, dann welche Fragen offen sind.
- Briefkopf mit allen Kontaktdaten und der Domain deines Shops
- Betreff, der Marke oder Produktgruppe und das Ziel „Händlerkonto“ nennt
- kurze Vorstellung von Shop, Sortiment, Zielgruppe und Verkaufskanälen mit ehrlichen Kennzahlen
- Begründung, warum die Produkte zu deinem Sortiment passen
- Firmenblock mit Rechtsform, Inhaber, Anschrift, Gewerbeanmeldung, Handelsregister und USt-IdNr.
- geplante Erstbestellung und Jahresvolumen als Größenordnung
- Fragenkatalog zu Händlerkonto, Preisliste, MOQ, Lieferzeiten, Fracht, Zahlungsziel, Rückgabe, Produktdaten, Konformität, Gebietsschutz, Dropshipping und Marketing
- Bitte um Ansprechpartner und Gesprächsangebot
- Anlagenverzeichnis mit Gewerbeanmeldung, Registerauszug, USt-IdNr.-Bestätigung und Shop-Profil
Der Fragenkatalog ist bewusst vollständig: Wer die Konformitätsunterlagen und Produktdaten erst nach der ersten Bestellung anfragt, kann die Ware oft wochenlang nicht listen.
Lieferantenanfrage ausfüllen: so wirkt sie professionell
Fülle den Briefkopf vollständig aus und adressiere die Anfrage an die B2B- oder Vertriebsabteilung, bei bekanntem Namen direkt an die Person. Im ersten Absatz trägst du das Startdatum deines Shops, den Sortimentsschwerpunkt, die Zielgruppe, die Verkaufskanäle und die Bestellzahl pro Monat ein. Bist du noch nicht gestartet, nimmst du die Alternative mit dem Starttermin; erfinde keine Zahlen, die ein Besuch im Shop widerlegt.
Im Absatz zur Passung nennst du einen konkreten Grund, etwa Kundenanfragen nach genau dieser Marke oder eine Lücke in deinem Sortiment. Der Firmenblock muss mit Impressum und Gewerbeanmeldung übereinstimmen. Bei der geplanten Abnahme nennst du eine Erstbestellung, die du wirklich bezahlen kannst, und ein Jahresvolumen als vorsichtige Schätzung.
Aus dem Fragenkatalog streichst du, was nicht relevant ist; wer kein Ladengeschäft hat, lässt die Zeile weg, wer kein Dropshipping will, die Frage dazu. Unterschrift mit Funktion, Anlagen beifügen, als PDF versenden. Nach sieben bis zehn Werktagen ohne Antwort schickst du dieselbe Vorlage gekürzt als Nachfassmail und rufst danach im Vertrieb an.
Typische Fehler bei der Lieferantenanfrage
Der häufigste Fehler ist die Anfrage ohne Nachweise. Ohne Gewerbeanmeldung, USt-IdNr. und besuchbaren Shop antworten die meisten Hersteller nicht, weil sie Privatkäufer aussortieren müssen. Der zweite Fehler sind unrealistische Mengen: Wer 10.000 Stück ankündigt und 20 bestellt, bekommt beim nächsten Mal keine Antwort mehr. Ehrliche Startmengen mit Ausblick wirken glaubwürdiger.
Ebenfalls häufig: Anfragen an die allgemeine Info-Adresse statt an den Vertrieb, ein Shop, der beim Besuch noch leer oder fehlerhaft ist, fehlende Fragen nach Produktdaten und Konformitätsunterlagen, die du für die Listung zwingend brauchst, und das Weglassen der Frage nach selektivem Vertrieb. Marken mit selektivem Vertriebssystem dürfen Online-Händler ablehnen oder Anforderungen an Präsentation und Service stellen; wer diese Kriterien kennt, kann sie erfüllen, statt pauschal abgelehnt zu werden. Und: Frage nach Exklusivität nur kurz und ohne Druck, ein Ja gibt es ohne Umsatzgeschichte praktisch nie.
Rechtlicher Rahmen für Händlerkonto und Einkauf beim Hersteller
Die Anfrage selbst ist unverbindlich; sie ist eine Einladung an den Lieferanten, ein Angebot zu machen. Verbindlich wird es erst mit der Annahme eines Angebots oder der Unterzeichnung von Händlerbedingungen. Sobald du bestellst, gilt zwischen Unternehmern Kaufrecht nach den §§ 433 ff. BGB, bei beiderseitigen Kaufleuten mit der Untersuchungs- und Rügepflicht des § 377 HGB, die Mängel unverzüglich nach Eingang anzeigen lässt.
Für die Produkte, die du anbietest, trägst du als Händler eigene Pflichten: Herstellerangaben, Sicherheitshinweise und Produktkennung nach der Verordnung (EU) 2023/988 (GPSR), Kennzeichnungen nach Produktsicherheitsgesetz, Textil-, Elektro- oder Kosmetikrecht je nach Sortiment. Deshalb fragt die Vorlage diese Unterlagen schon im Anschreiben ab. Beim Vertrieb gilt das Kartellrecht: Hersteller dürfen Händler in einem selektiven System nach sachlichen Kriterien auswählen, dürfen dir aber keine Verkaufspreise vorschreiben; unverbindliche Preisempfehlungen sind zulässig, Mindestpreise nicht.
Wann das Anschreiben allein nicht reicht
Die Anfrage öffnet die Tür, regelt aber nichts. Sobald der Lieferant Konditionen nennt, brauchst du einen Rahmen: bei Dropshipping den Dropshipping-Vertrag, bei einem Händlerstatus mit Gebiet und Mindestabnahme den Vertriebspartnervertrag, bei laufenden Bestellungen zumindest eine Auftragsbestätigung mit klaren Lieferzeiten. Diese Vorlagen findest du in derselben Kategorie.
Bei Lieferanten außerhalb der EU kommen Zoll, Einfuhrumsatzsteuer, Importeurspflichten und die verantwortliche Person in der EU hinzu; dort solltest du vor der ersten Bestellung Zollagent und Steuerberater einbeziehen. Bei regulierten Produkten wie Nahrungsergänzung, Kosmetik oder Elektronik mit Funk sind zusätzliche Zulassungen und Registrierungen nötig, die kein Anschreiben ersetzt. GründerX ist Software und keine Rechtsberatung; die Vorlage spart dir das Formulieren, die Prüfung der Lieferantenbedingungen vor der Unterschrift bleibt bei dir.