Kündigungsschreiben Arbeitgeber (ordentlich): Vorlage kostenlos (Word & PDF)
Ordentliches Kündigungsschreiben in zwei Varianten, in der Probezeit und nach der Probezeit, mit allen Pflichthinweisen und Zugangsnachweis.
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Vorschau: Kündigungsschreiben Arbeitgeber (ordentlich) als Muster
Kündigung des Arbeitsverhältnisses (ordentliche Kündigung durch den Arbeitgeber) [Firma, Rechtsform] [Straße, PLZ Ort] [Vorname Nachname des Arbeitnehmers] [Straße, PLZ Ort] Persönlich übergeben / durch Boten zugestellt am [Datum] [Ort], den [Datum] VARIANTE A: KÜNDIGUNG IN DER PROBEZEIT Betreff: Kündigung Ihres Arbeitsverhältnisses in der Probezeit Sehr geehrte Frau / Sehr geehrter Herr [Nachname], hiermit kündigen wir das mit Ihnen bestehende Arbeitsverhältnis vom [Datum des Arbeitsvertrags] innerhalb der vereinbarten Probezeit ordentlich und fristgerecht mit der Frist von zwei Wochen (§ 622 Abs. 3 BGB) zum [Datum, zwei Wochen nach Zugang], hilfsweise zum nächstmöglichen Zeitpunkt. Wir bitten Sie, folgende Hinweise zu beachten: 1. Meldung bei der Agentur für Arbeit: Sie sind nach § 38 Abs. 1 SGB III verpflichtet, sich innerhalb von drei Tagen nach Zugang dieser Kündigung bei der Agentur für Arbeit arbeitsuchend zu melden, da zwischen Zugang und Beendigung weniger als drei Monate liegen. Eine verspätete Meldung kann zu einer Sperrzeit beim Arbeitslosengeld führen. Bitte beachten Sie außerdem die Pflicht zur Eigenbemühung um eine neue Beschäftigung. 2. Resturlaub: Ihr noch offener Urlaubsanspruch beträgt nach unseren Unterlagen [Anzahl] Tage. [Wir gewähren Ihnen diesen Urlaub in der Zeit vom [Datum] bis [Datum]. / Wir stellen Sie ab dem [Datum] bis zum Ende des Arbeitsverhältnisses unwiderruflich unter Fortzahlung der Vergütung und unter Anrechnung Ihrer Urlaubsansprüche sowie etwaiger Freizeitausgleichsansprüche von der Arbeitsleistung frei.] Urlaub, der bis zum Beendigungstermin nicht genommen werden kann, wird mit der letzten Gehaltsabrechnung abgegolten. 3. Zeugnis und Arbeitspapiere: Sie erhalten mit der Schlussabrechnung Ihre Arbeitspapiere (elektronische Lohnsteuerbescheinigung, Meldebescheinigung zur Sozialversicherung, Arbeitsbescheinigung für die Agentur für Arbeit) und ein Arbeitszeugnis. Bitte teilen Sie uns mit, ob Sie ein einfaches oder ein qualifiziertes Zeugnis (§ 109 GewO) wünschen. 4. Rückgabe: Bitte geben Sie spätestens am letzten Arbeitstag alle Arbeitsmittel, Schlüssel, Zugangskarten, Unterlagen und Daten des Unternehmens an [Vorname Nachname, Funktion] zurück und löschen Sie dienstliche Daten auf privaten Geräten. Wir danken Ihnen für Ihre Mitarbeit und wünschen Ihnen für Ihren weiteren beruflichen Weg alles Gute. Mit freundlichen Grüßen ______________________________ [Vorname Nachname], [Geschäftsführer / Inhaber / Prokurist] [Firma] (eigenhändige Unterschrift im Original) VARIANTE B: KÜNDIGUNG NACH DER PROBEZEIT Betreff: Ordentliche Kündigung Ihres Arbeitsverhältnisses Sehr geehrte Frau / Sehr geehrter Herr [Nachname], hiermit kündigen wir das mit Ihnen bestehende Arbeitsverhältnis vom [Datum des Arbeitsvertrags] ordentlich und fristgerecht zum [Datum, z. B. 31.12.2026], hilfsweise zum nächstmöglichen Zeitpunkt. Die Kündigungsfrist ergibt sich aus [§ 622 Abs. 1 BGB (vier Wochen zum 15. oder zum Ende eines Kalendermonats) / § 622 Abs. 2 BGB (bei [Anzahl] Jahren Betriebszugehörigkeit [Anzahl] Monate zum Monatsende) / § [Nummer] Ihres Arbeitsvertrags ([Frist])]. [Optional, falls Betriebsrat besteht: Der Betriebsrat wurde vor Ausspruch dieser Kündigung nach § 102 BetrVG angehört.] Wir bitten Sie, folgende Hinweise zu beachten: 1. Meldung bei der Agentur für Arbeit: Sie sind nach § 38 Abs. 1 SGB III verpflichtet, sich spätestens drei Monate vor Beendigung des Arbeitsverhältnisses bei der Agentur für Arbeit arbeitsuchend zu melden. Liegen zwischen Zugang dieser Kündigung und dem Beendigungstermin weniger als drei Monate, haben Sie sich innerhalb von drei Tagen nach Zugang zu melden. Eine verspätete Meldung kann zu einer Sperrzeit beim Arbeitslosengeld führen. Sie sind außerdem verpflichtet, sich aktiv um eine neue Beschäftigung zu bemühen. 2. Resturlaub und Freistellung: Ihr noch offener Urlaubsanspruch beträgt nach unseren Unterlagen [Anzahl] Tage. [Wir gewähren Ihnen diesen Urlaub in der Zeit vom [Datum] bis [Datum]. / Wir stellen Sie ab dem [Datum] bis zum Ende des Arbeitsverhältnisses unwiderruflich unter Fortzahlung der Vergütung und unter Anrechnung Ihrer Urlaubsansprüche sowie etwaiger Freizeitausgleichsansprüche von der Arbeitsleistung frei. Während der Freistellung ist Ihnen die Aufnahme einer anderweitigen Tätigkeit gestattet; anderweitiger Verdienst wird nach § 615 Satz 2 BGB angerechnet.] Nicht nehmbarer Urlaub wird mit der Schlussabrechnung abgegolten (§ 7 Abs. 4 BUrlG). 3. Zeugnis und Arbeitspapiere: Mit der Schlussabrechnung erhalten Sie Ihre Arbeitspapiere und ein qualifiziertes Arbeitszeugnis (§ 109 GewO). Auf Wunsch stellen wir Ihnen vorab ein Zwischenzeugnis aus. 4. Rückgabe von Firmeneigentum: Bitte geben Sie spätestens am letzten Arbeitstag alle Arbeitsmittel (insbesondere [Laptop, Mobiltelefon, Schlüssel, Zugangskarten, Firmenwagen]), Unterlagen und Daten des Unternehmens an [Vorname Nachname, Funktion] zurück und löschen Sie dienstliche Daten auf privaten Geräten. Ein Zurückbehaltungsrecht besteht nicht. 5. Verschwiegenheit: Ihre Pflicht zur Verschwiegenheit über Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse besteht auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses fort. [Optional: Betriebliche Altersversorgung: Über die Fortführung Ihrer Direktversicherung bei [Versorgungsträger] informieren wir Sie gesondert; Sie können den Vertrag privat fortführen.] Wir danken Ihnen für Ihre Mitarbeit und wünschen Ihnen für Ihre berufliche und private Zukunft alles Gute. Mit freundlichen Grüßen ______________________________ [Vorname Nachname], [Geschäftsführer / Inhaber / Prokurist] [Firma] (eigenhändige Unterschrift im Original) EMPFANGSBESTÄTIGUNG (vom Arbeitnehmer zu unterschreiben, nur Zugang, kein Einverständnis) Ich bestätige, das vorstehende Kündigungsschreiben im Original am [Datum] um [Uhrzeit] Uhr erhalten zu haben. [Ort], den [Datum] ______________________________ [Vorname Nachname], Arbeitnehmer ÜBERGABEPROTOKOLL (falls keine Empfangsbestätigung erteilt wird) Das Kündigungsschreiben vom [Datum] wurde am [Datum] um [Uhrzeit] Uhr [ ] dem Arbeitnehmer persönlich übergeben, Unterschrift verweigert, [ ] durch den Boten [Vorname Nachname] in den Briefkasten [Anschrift] eingeworfen; der Bote hat das Schreiben zuvor gelesen und das Kuvert selbst verschlossen. ______________________________ [Vorname Nachname], Bote / Zeuge HINWEIS: Diese Vorlage von GründerX (gruenderx.de) ist ein unverbindliches Muster und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Vor der Verwendung an den Einzelfall anpassen und im Zweifel prüfen lassen.
Die vollständige Vorlage mit allen Abschnitten bekommst du nach Bestätigung deiner E-Mail-Adresse – als Word, PDF oder Text.
Wofür die Vorlage passt
- Du willst ein Arbeitsverhältnis in der Probezeit mit zwei Wochen Frist beenden
- Du kündigst nach der Probezeit ordentlich unter Einhaltung der gesetzlichen oder vertraglichen Frist
- Für Kleinbetriebe bis zehn Mitarbeiter, in denen das Kündigungsschutzgesetz nicht gilt
- Als formsicheres Schreiben mit Hinweis auf Arbeitsagentur, Resturlaub und Zeugnis
Das steht drin
- 1.Variante A: Kündigung in der Probezeit (zwei Wochen Frist)
- 2.Variante B: Kündigung nach der Probezeit (Frist nach § 622 BGB oder Vertrag)
- 3.Betreff, Kündigungserklärung und Beendigungsdatum mit hilfsweisem nächstmöglichen Termin
- 4.Hinweis auf die Meldepflicht bei der Agentur für Arbeit (§ 38 SGB III)
- 5.Resturlaub, Freistellung und Urlaubsabgeltung
- 6.Zeugnis, Arbeitspapiere und Rückgabe von Firmeneigentum
- 7.Eigenhändige Unterschrift des Vertretungsberechtigten
- 8.Empfangsbestätigung und Übergabeprotokoll für den Zugangsnachweis
Das musst du wissen
- Eine Kündigung ist nur auf Papier mit eigenhändiger Unterschrift wirksam (§ 623 BGB). E-Mail, PDF, WhatsApp oder eingescannte Unterschrift sind nichtig. Unterschreiben darf nur, wer vertretungsberechtigt ist (Geschäftsführer, Inhaber, Prokurist); sonst Originalvollmacht beilegen, sonst kann der Arbeitnehmer die Kündigung nach § 174 BGB zurückweisen.
- Die Frist läuft erst ab Zugang. Übergib das Schreiben persönlich gegen Unterschrift oder lass es durch einen Boten in den Briefkasten werfen, der den Inhalt kennt und Datum und Uhrzeit notiert. Einschreiben mit Rückschein scheitert, wenn niemand annimmt.
- Gilt das Kündigungsschutzgesetz (mehr als zehn Vollzeitkräfte und mehr als sechs Monate Betriebszugehörigkeit), brauchst du einen betriebs-, verhaltens- oder personenbedingten Grund. Der Grund gehört nicht ins Schreiben, muss aber im Prozess bewiesen werden.
- Sonderkündigungsschutz prüfen: Schwangere, Eltern in Elternzeit, Schwerbehinderte (Zustimmung des Integrationsamts), Pflegezeit, Betriebsratsmitglieder und Auszubildende nach der Probezeit kannst du nicht oder nur mit behördlicher Zustimmung ordentlich kündigen. Mit Betriebsrat ist die vorherige Anhörung nach § 102 BetrVG Pflicht, sonst ist die Kündigung unwirksam.
- Die Kündigungsfrist verlängert sich mit der Betriebszugehörigkeit: nach 2 Jahren ein Monat, nach 5 Jahren zwei Monate, nach 8 Jahren drei Monate, jeweils zum Monatsende (§ 622 Abs. 2 BGB). Die Grundfrist beträgt vier Wochen zum 15. oder zum Monatsende.
Stand Oktober 2026. Muster nach deutschem Recht; GründerX ist Software und leistet keine Rechts- oder Steuerberatung.
Wann du dieses Kündigungsschreiben brauchst
Die Probezeit läuft in zwei Wochen ab und es passt nicht, ein Auftrag ist weggebrochen und du musst eine Stelle streichen, oder ein Mitarbeiter kommt trotz Abmahnung weiter zu spät. In allen Fällen beendest du das Arbeitsverhältnis mit einer ordentlichen Kündigung, und das Schreiben muss formal sitzen, weil jeder Fehler den Arbeitnehmer zurück in den Betrieb bringt.
Die Vorlage enthält zwei Varianten: die Kündigung in der Probezeit mit zwei Wochen Frist und die Kündigung nach der Probezeit mit gesetzlicher oder vertraglicher Frist. Dazu kommen eine Empfangsbestätigung und ein Übergabeprotokoll, mit denen du den Zugang beweist. Für eine fristlose Kündigung aus wichtigem Grund oder eine einvernehmliche Trennung ist das Muster nicht gedacht; dafür gibt es den Aufhebungsvertrag.
Was muss in ein Kündigungsschreiben vom Arbeitgeber?
Ein Kündigungsschreiben ist kurz, aber jedes Element hat einen Zweck:
- Absender mit Firma und Rechtsform, Empfänger mit vollständigem Namen und Anschrift
- Die eindeutige Erklärung, dass das Arbeitsverhältnis gekündigt wird, mit Beendigungsdatum und dem Zusatz „hilfsweise zum nächstmöglichen Zeitpunkt“
- Die Angabe der Kündigungsfrist mit Rechtsgrundlage (nur in Variante B)
- Der Hinweis auf die Meldepflicht bei der Agentur für Arbeit nach § 38 SGB III, damit der Arbeitnehmer keine Sperrzeit riskiert
- Regelung des Resturlaubs: Gewährung, Freistellung unter Anrechnung oder Abgeltung
- Zeugnis, Arbeitspapiere und Rückgabe von Firmeneigentum
- Die eigenhändige Unterschrift eines Vertretungsberechtigten
- Empfangsbestätigung oder Übergabeprotokoll als Zugangsnachweis
Was nicht hineingehört: der Kündigungsgrund. Bei einer ordentlichen Kündigung musst du ihn nicht nennen, und eine Begründung im Schreiben bindet dich im Prozess an genau diese Begründung. Die Vorlage verzichtet deshalb bewusst darauf.
Kündigung Arbeitgeber Muster ausfüllen und zustellen
Wähle Variante A, wenn die Kündigung innerhalb der Probezeit zugeht, sonst Variante B, und lösche die andere Variante vollständig. Berechne das Beendigungsdatum vom Tag des Zugangs aus, nicht vom Tag der Unterschrift: In der Probezeit sind das zwei Wochen, danach je nach Betriebszugehörigkeit vier Wochen zum 15. oder Monatsende bis hin zu mehreren Monaten zum Monatsende. Trage in Variante B die Rechtsgrundlage der Frist ein, entweder den Absatz von § 622 BGB oder den Paragrafen deines Arbeitsvertrags.
Beim Resturlaub entscheidest du zwischen Urlaub im Zeitraum, unwiderruflicher Freistellung unter Anrechnung oder Abgeltung mit der Schlussabrechnung; die Vorlage bietet die Formulierungen als Alternativen. Nenne die Person, die Laptop, Schlüssel und Unterlagen entgegennimmt. Drucke das Schreiben aus und unterschreibe es eigenhändig als Geschäftsführer oder Inhaber. Übergib es persönlich und lass die Empfangsbestätigung unterschreiben; verweigert der Arbeitnehmer das, füllt ein Zeuge das Übergabeprotokoll aus. Alternativ wirft ein Bote, der das Schreiben gelesen hat, es in den Briefkasten und notiert Datum und Uhrzeit.
Typische Fehler bei der Arbeitgeberkündigung
Der schwerste Fehler ist die falsche Form: Kündigungen per E-Mail, WhatsApp, PDF mit eingescannter Unterschrift oder Fax sind nach § 623 BGB nichtig, und das Arbeitsverhältnis läuft weiter. Zweiter Fehler: Es unterschreibt jemand ohne Vertretungsmacht, etwa die Teamleiterin. Dann kann der Arbeitnehmer die Kündigung nach § 174 BGB zurückweisen, wenn keine Originalvollmacht beiliegt.
Dritter Fehler ist der verpasste Zugang. Ein Einschreiben mit Rückschein, das niemand annimmt, geht nicht zu; ein Einwurf-Einschreiben gilt zwar als zugegangen, aber den Inhalt des Umschlags beweist es nicht. Die persönliche Übergabe mit Zeugen oder der Bote sind sicherer. Vierter Fehler ist die Kündigung am letzten Probezeittag per Post: Geht sie erst nach Ablauf der Probezeit zu, gilt schon die längere Frist.
Vermeide außerdem Kündigungen ohne Anhörung des Betriebsrats, falls einer besteht, Kündigungen von Schwangeren, Eltern in Elternzeit oder Schwerbehinderten ohne behördliche Zustimmung, und die Freistellung ohne ausdrückliche Anrechnung des Urlaubs, weil der Urlaub sonst zusätzlich abgegolten werden muss.
Rechtliche Grundlagen: § 622 BGB, Schriftform, Kündigungsschutz
§ 623 BGB verlangt für jede Kündigung die Schriftform, also Papier und eigenhändige Unterschrift. § 622 Abs. 1 BGB setzt die Grundfrist von vier Wochen zum 15. oder zum Ende eines Kalendermonats; § 622 Abs. 2 BGB verlängert sie für den Arbeitgeber mit der Betriebszugehörigkeit stufenweise von einem Monat nach zwei Jahren bis zu sieben Monaten nach zwanzig Jahren, jeweils zum Monatsende. § 622 Abs. 3 BGB erlaubt in einer vereinbarten Probezeit von höchstens sechs Monaten die Kündigung mit zwei Wochen Frist.
Das Kündigungsschutzgesetz gilt nach § 23 KSchG erst in Betrieben mit mehr als zehn Vollzeitkräften und nach § 1 KSchG erst nach sechs Monaten Betriebszugehörigkeit. Dann brauchst du einen betriebs-, verhaltens- oder personenbedingten Grund, den du im Prozess beweisen musst. Auch im Kleinbetrieb darf die Kündigung nicht willkürlich, treuwidrig oder diskriminierend sein. Der Arbeitnehmer muss nach § 4 KSchG innerhalb von drei Wochen nach Zugang Kündigungsschutzklage erheben, sonst gilt die Kündigung nach § 7 KSchG als wirksam. Nicht genommener Urlaub ist nach § 7 Abs. 4 BUrlG abzugelten.
Wann du vor der Kündigung einen Anwalt brauchst
Sobald das Kündigungsschutzgesetz greift, ist das Schreiben der einfachste Teil; entscheidend ist, ob der Kündigungsgrund im Prozess hält. Bei betriebsbedingten Kündigungen musst du die Sozialauswahl dokumentieren, bei verhaltensbedingten brauchst du eine wirksame Abmahnung, bei personenbedingten ein betriebliches Eingliederungsmanagement. Hier lohnt sich die Beratung durch einen Fachanwalt für Arbeitsrecht, bevor das Schreiben rausgeht.
Dasselbe gilt für jeden Fall von Sonderkündigungsschutz: Schwangerschaft, Elternzeit, Pflegezeit, Schwerbehinderung, Betriebsratsmitglieder, Datenschutzbeauftragte und Auszubildende nach der Probezeit. Bei Massenentlassungen ab einer bestimmten Betriebsgröße ist vorher eine Anzeige bei der Agentur für Arbeit nötig. Mit Betriebsrat muss die Anhörung nach § 102 BetrVG vollständig und vor der Unterschrift erfolgen. GründerX stellt Software und Muster bereit und ersetzt keine Rechtsberatung.