Einladung zur Gesellschafterversammlung: Vorlage kostenlos (Word & PDF)

Wann brauchst du eine förmliche Einladung zur Gesellschafterversammlung?

Solange sich alle Gesellschafter einig sind, kommen GmbH und UG mit Umlaufbeschlüssen aus. Die förmliche Einladung wird nötig, sobald das nicht mehr der Fall ist: Ein Gesellschafter blockiert, ein Geschäftsführer soll abberufen werden, eine Kapitalerhöhung oder ein Investoreneinstieg steht an, oder die Gesellschaft steckt in der Krise und § 49 Abs. 3 GmbHG verlangt die Einberufung, weil die Hälfte des Stammkapitals verloren ist.

Auch die jährliche ordentliche Versammlung zu Jahresabschluss und Entlastung sollte förmlich einberufen werden, wenn mehr als drei Gesellschafter beteiligt sind oder nicht alle am selben Ort sitzen. Und wenn eine Minderheit von mindestens zehn Prozent nach § 50 GmbHG die Einberufung verlangt, muss die Geschäftsführung mit genau dieser Form reagieren. Die Vorlage liefert das Einladungsschreiben mit Tagesordnung, Beschlussvorschlägen, Fristhinweisen, Vertretungsregel und der Abfrage zur Videoteilnahme.

Was muss in die Einladung zur Gesellschafterversammlung?

Die Einladung ist das Fundament jedes späteren Beschlusses. Fehlt etwas, sind die Beschlüsse anfechtbar oder nichtig. Die Vorlage enthält alle Pflicht- und Praxisbestandteile:

• Briefkopf der Gesellschaft mit Handelsregisternummer, Zustellweg per Einschreiben, Anschrift des Gesellschafters
• Bezeichnung als ordentliche oder außerordentliche Versammlung und die Rechtsgrundlage (§ 49, § 51 GmbHG, Satzung)
• Datum, Uhrzeit, Ort oder Videokonferenz-Plattform
• vollständige Tagesordnung mit Beschlussvorschlag zu jedem Punkt: Eröffnung und Beschlussfähigkeit, Jahresabschluss, Ergebnisverwendung, Entlastung, Geschäftsführerbestellung, Zustimmungen zu Geschäften, Verschiedenes
• Hinweis auf beigefügte oder ausliegende Unterlagen
• Angabe von Frist und Form und die Ankündigung der Tagesordnung nach § 51 Abs. 2 und 4 GmbHG
• Vertretungsmöglichkeit mit Vollmachtsformular
• Abfrage der Zustimmung zur Video- oder Telefonteilnahme nach § 48 Abs. 1 Satz 2 GmbHG
• Hinweis auf Beschlussfähigkeit und zweite Versammlung
• Angebot der Verzichtserklärung auf Form und Frist
• Unterschrift der Geschäftsführung, Anlagenliste, Verteiler

Die Beschlussvorschläge sind nicht Pflicht, machen die Ankündigung aber präzise und verhindern den Einwand, ein Gegenstand sei nicht ausreichend bezeichnet gewesen.

Einladung Gesellschafterversammlung Muster ausfüllen

Die Platzhalter sind in wenigen Minuten gefüllt, die Fristen brauchen Sorgfalt:

• Kopf: Firma, Rechtsform, Anschrift, Amtsgericht und HRB; Empfänger laut aktueller Gesellschafterliste, für jeden Gesellschafter ein eigenes Schreiben.
• Versammlungsart, Datum mit Wochentag, Uhrzeit, Ort mit Raum oder die Videokonferenz-Variante.
• Tagesordnung: Bilanzstichtag und Ergebnis, Vorschlag zur Ergebnisverwendung, Namen der zu entlastenden Geschäftsführer, bei Bestellung Name, Beginn, Vertretungsbefugnis und § 181 BGB; nicht benötigte Punkte löschen, Nummerierung anpassen.
• Hinweise: welche Unterlagen beiliegen, die Frist laut Satzung oder Gesetz, der Stichtag für Ergänzungsanträge (mindestens drei Tage vor der Versammlung), die Rückmeldefrist und E-Mail-Adresse für die Videoteilnahme, das Quorum aus der Satzung.
• Anlagen: Jahresabschluss, Ergebnisverwendungsvorschlag, Vertragsentwürfe, Vollmachtsformular und Verzichtserklärung beilegen.

Rechne die Frist vom Zugang rückwärts: Tag des Zugangs und Tag der Versammlung zählen nicht, dazu zwei bis drei Tage Postlauf. Versende per Einschreiben und bewahre den Einlieferungsbeleg auf. Die Vorlage gibt es als Word zum Anpassen und als PDF zum Ausdrucken.

Häufige Fehler bei der Einberufung und ihre Folgen

Der häufigste Fehler ist die zu knappe Frist. Wer am Montag einlädt und am Freitag tagen will, verletzt die Wochenfrist des § 51 GmbHG, erst recht die oft längere Satzungsfrist. Folge: Jeder Beschluss ist anfechtbar.

Fehler zwei: Einladung nur per E-Mail, obwohl die Satzung schweigt. Dann gilt das gesetzliche Einschreiben, und ein Gesellschafter, der nicht erscheint, kann die Beschlüsse kippen. Fehler drei: Ein Gesellschafter wird gar nicht geladen, etwa weil die Gesellschafterliste veraltet ist. Dann sind die Beschlüsse nichtig, nicht nur anfechtbar.

Fehler vier: Beschlussgegenstände, die nicht angekündigt waren. Über sie darf nur beschlossen werden, wenn alle Gesellschafter anwesend sind und niemand widerspricht. Fehler fünf: die Einladung unterschreibt ein Prokurist oder ein einzelner Geschäftsführer, obwohl Gesamtvertretung besteht. Einberufungsberechtigt ist die Geschäftsführung in vertretungsberechtigter Zahl, bei Minderheitsverlangen nach § 50 Abs. 3 GmbHG die Gesellschafter selbst. Sichere dich doppelt ab: E-Mail vorab für die Terminabstimmung, Einschreiben für die Form, und bitte alle um die Verzichtserklärung, dann ist jeder Formfehler geheilt.

Rechtliche Grundlagen: §§ 49 bis 51 GmbHG

Die Gesellschafterversammlung wird von den Geschäftsführern einberufen (§ 49 Abs. 1 GmbHG), und zwar immer dann, wenn das Interesse der Gesellschaft es erfordert, insbesondere bei Verlust der Hälfte des Stammkapitals (§ 49 Abs. 3 GmbHG). Gesellschafter mit zusammen mindestens zehn Prozent des Stammkapitals können die Einberufung unter Angabe von Zweck und Gründen verlangen und bei Untätigkeit selbst einberufen (§ 50 GmbHG).

Form und Frist regelt § 51 GmbHG: eingeschriebener Brief, Frist mindestens eine Woche, Ankündigung der Beschlussgegenstände mindestens drei Tage vor der Versammlung. Die Satzung darf die Form erleichtern, etwa auf E-Mail, und die Frist verlängern; sie geht dann vor. Nicht ordnungsgemäß einberufene Versammlungen können nur beschließen, wenn alle Gesellschafter anwesend sind (§ 51 Abs. 3 GmbHG).

Seit dem 1. August 2022 erlaubt § 48 Abs. 1 Satz 2 GmbHG die Versammlung per Video- oder Telefonkonferenz, wenn alle Gesellschafter in Textform zustimmen; daneben kann die Satzung es vorsehen. Vertretung ist mit einer Vollmacht in Textform möglich (§ 47 Abs. 3 GmbHG). Die Anfechtungsfrist für Beschlüsse ist im GmbHG nicht geregelt; die Rechtsprechung orientiert sich an der Monatsfrist des Aktienrechts, viele Satzungen legen sie ausdrücklich fest.

Wann die Vorlage nicht reicht

Das Einladungsschreiben passt für die normale GmbH oder UG ohne Aufsichtsrat. Zieh einen Anwalt hinzu, wenn

• die Versammlung einen Streit vorbereitet, etwa die Abberufung eines Gesellschafter-Geschäftsführers, die Einziehung eines Anteils oder den Ausschluss eines Gesellschafters; dort entscheidet jede Formalie,
• Beschlüsse mit Beurkundungspflicht anstehen (Satzungsänderung, Kapitalmaßnahmen, Umwandlung); dann muss der Notar den Termin wahrnehmen und die Einladung darauf abgestimmt sein,
• ein Gesellschafter verstorben ist und Erben oder ein Testamentsvollstrecker zu laden sind,
• ein Gesellschafter im Ausland wohnt und die Zustellung per Einschreiben unsicher ist,
• die Satzung besondere Einberufungsrechte für Investoren, Beiräte oder einen Aufsichtsrat vorsieht.

Bei einer Zweipersonen-GmbH mit Dauerstreit ist die Einladung oft nur der erste Schritt; die Beschlussfassung selbst sollte dann ein Anwalt begleiten. GründerX bietet mit dieser Vorlage ein Software-Muster und keine Rechtsberatung. Für die reguläre Jahresversammlung und unstreitige Beschlüsse reicht das Muster als Word oder PDF, zusammen mit dem Protokoll aus dieser Kategorie.