Coworking-Nutzungsvertrag (Flex Desk / Fix Desk): Vorlage kostenlos (Word & PDF)
Nutzungsvertrag für einen Coworking-Space mit Flex- oder Fix-Desk, Leistungsumfang, Hausordnung, monatlicher Laufzeit, Haftung und Datenschutz.
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Vorschau: Coworking-Nutzungsvertrag (Flex Desk / Fix Desk) als Muster
Nutzungsvertrag Coworking-Space zwischen [Firma des Betreibers, Rechtsform], [Straße, PLZ Ort], vertreten durch [Name] – nachfolgend „Betreiber“ – und [Firma / Vorname Nachname des Nutzers], [Straße, PLZ Ort], [USt-IdNr.] – nachfolgend „Nutzer“ – § 1 Vertragsgegenstand und Tarif (1) Der Betreiber betreibt den Coworking-Space „[Name]“ in [Straße, PLZ Ort] (nachfolgend „Space“). Der Nutzer darf den Space nach Maßgabe dieses Vertrags und der Hausordnung (Anlage 1) als Arbeitsplatz nutzen. (2) Gebuchter Tarif: [ ] Flex Desk: Nutzung eines jeweils freien, nicht zugewiesenen Arbeitsplatzes im offenen Bereich nach Verfügbarkeit. Persönliche Gegenstände sind nach Arbeitsende mitzunehmen oder im Schließfach Nr. [Zahl] zu verwahren. [ ] Fix Desk: Nutzung des fest zugewiesenen Arbeitsplatzes Nr. [Zahl] im Bereich [Bezeichnung] zur alleinigen Nutzung einschließlich Rollcontainer. Der Betreiber darf den Platz aus betrieblichen Gründen mit [z. B. 2] Wochen Ankündigung gegen einen gleichwertigen tauschen. (3) Die Nutzung ist persönlich; der Zugang darf nicht an Dritte weitergegeben werden. Gäste dürfen nach Anmeldung am Empfang für Besprechungen mitgebracht werden, aber keinen Arbeitsplatz dauerhaft belegen. (4) Dieser Vertrag begründet kein Mietverhältnis über bestimmte Räume; mietrechtliche Vorschriften gelten nur, soweit dieser Vertrag nichts anderes bestimmt. § 2 Leistungen des Betreibers (1) Im Nutzungsentgelt enthalten sind: Arbeitsplatz mit Tisch und Bürostuhl; Internetzugang über WLAN [und LAN am Fix Desk] mit üblicherweise [Zahl] Mbit/s ohne Zusicherung einer bestimmten Verfügbarkeit; Teeküche mit Kaffee, Tee und Wasser; Drucken, Kopieren und Scannen bis zu [Zahl] Seiten pro Monat; Besprechungsräume bis zu [Zahl] Stunden pro Monat nach Buchung über [Buchungssystem]; Reinigung, Strom, Heizung und Klimatisierung; [Postannahme und Nutzung der Adresse als Geschäftsadresse]. (2) Zusatzleistungen (weitere Meetingraum-Stunden, Farbdruck, Schließfach, Telefonkabine, Parkplatz) werden nach Preisliste (Anlage 2) abgerechnet. (3) Der Betreiber darf Leistungen für Wartung, Umbau oder aus Sicherheitsgründen vorübergehend einschränken und kündigt dies mindestens [z. B. 3] Werktage vorher an. Dauert eine erhebliche Einschränkung länger als [z. B. 3] aufeinanderfolgende Werktage, mindert sich das Entgelt anteilig. § 3 Zugang und Öffnungszeiten (1) Der Space ist zugänglich [rund um die Uhr mit persönlicher Zugangskarte / Montag bis Freitag von [Uhrzeit] bis [Uhrzeit]]. Der Empfang ist werktags von [Uhrzeit] bis [Uhrzeit] besetzt. (2) Der Nutzer erhält eine persönliche, nicht übertragbare Zugangskarte bzw. einen Zugangscode. Verlust ist unverzüglich zu melden; eine Ersatzkarte kostet [Betrag] EUR. Außerhalb der Empfangszeiten schließt der Nutzer beim Verlassen Türen und bedient die Alarmanlage gemäß Hausordnung. § 4 Nutzungsentgelt, Zahlung und Kaution (1) Das monatliche Nutzungsentgelt beträgt [Betrag] EUR zuzüglich Umsatzsteuer (derzeit 19 %). Zusatzleistungen werden monatlich nachträglich abgerechnet. (2) Das Entgelt ist monatlich im Voraus fällig und wird [per SEPA-Lastschrift zum [Tag] eingezogen / bis zum dritten Werktag auf das Konto IBAN [IBAN] überwiesen]. Bei Beginn oder Ende innerhalb eines Monats wird taggenau abgerechnet. (3) Der Betreiber kann das Entgelt mit [z. B. 2] Monaten Ankündigung zum Monatsbeginn anpassen; der Nutzer kann dann zum Änderungszeitpunkt außerordentlich kündigen. (4) Bei Zahlungsverzug darf der Betreiber den Zugang nach Mahnung und Ablauf von [z. B. 7] Tagen bis zum Ausgleich sperren; die Zahlungspflicht bleibt bestehen. Verzugszinsen betragen 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 2 BGB). (5) Der Nutzer zahlt bei Vertragsbeginn eine Kaution von [Betrag, z. B. ein Monatsentgelt] EUR, die nach Vertragsende und Rückgabe von Zugangskarte und Schlüsseln innerhalb von [z. B. 4] Wochen zurückgezahlt wird, soweit keine Ansprüche offen sind. § 5 Laufzeit und Kündigung (1) Der Vertrag beginnt am [Datum] und läuft auf unbestimmte Zeit. [Optional: Mindestlaufzeit [z. B. 3] Monate.] Beide Parteien können mit einer Frist von [z. B. 1] Monat zum Monatsende in Textform (E-Mail genügt) kündigen. (2) Der Betreiber kann fristlos kündigen, wenn der Nutzer trotz Abmahnung wiederholt gegen die Hausordnung verstößt, andere Nutzer erheblich stört, den Zugang Dritten überlässt oder mit zwei Monatsentgelten in Verzug ist. Der Nutzer kann fristlos kündigen, wenn der Betreiber die Leistungen trotz Abmahnung über [z. B. 2] Wochen nicht erbringt. (3) Ein Tarifwechsel ist nach Verfügbarkeit zum Monatsbeginn in Textform möglich. § 6 Hausordnung und Pflichten des Nutzers (1) Der Nutzer beachtet die Hausordnung (Anlage 1), insbesondere Ruhe- und Telefonzonen, Nutzung von Küche und Meetingräumen, Gäste und Sicherheit. Der Betreiber darf sie mit [z. B. 2] Wochen Ankündigung ändern, soweit das zumutbar ist. (2) Der Space darf nur für berufliche oder gewerbliche Tätigkeiten genutzt werden. Unzulässig sind rechtswidrige Tätigkeiten, erheblicher Publikumsverkehr, Lärm, Gerüche, Gefahrstoffe und unerwünschter Vertrieb an andere Nutzer. Telefonate und Videokonferenzen finden in den dafür vorgesehenen Zonen statt. (3) Der Nutzer behandelt Einrichtung und Geräte pfleglich und meldet Schäden unverzüglich. Eigene Möbel, Großgeräte und Veränderungen bedürfen der Zustimmung des Betreibers. (4) Der Nutzer ist für die Sicherheit seiner Geräte und Daten selbst verantwortlich; das WLAN ist ein geteiltes Netz. Rechtswidrige Nutzung des Internetzugangs, Filesharing geschützter Werke und Spam sind untersagt; der Nutzer stellt den Betreiber von Ansprüchen Dritter aus solchen Verstößen frei. § 7 Haftung und Versicherung (1) Der Betreiber haftet unbeschränkt für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit sowie für Schäden an Leben, Körper und Gesundheit. Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet er nur für die Verletzung wesentlicher Vertragspflichten, begrenzt auf den vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden. (2) Für eingebrachte Sachen des Nutzers (Laptops, Telefone, Unterlagen, Wertsachen) übernimmt der Betreiber keine Obhut; er haftet für Verlust oder Beschädigung nur nach Absatz 1. Dem Nutzer wird eine Inhalts- bzw. Elektronikversicherung empfohlen. Für Ausfälle von Internet, Strom oder Klimatisierung durch Dritte oder höhere Gewalt haftet der Betreiber nicht; § 2 Abs. 3 bleibt unberührt. (3) Der Nutzer haftet für Schäden, die er, seine Gäste oder Mitarbeiter schuldhaft verursachen, und unterhält eine Betriebs- bzw. Berufshaftpflichtversicherung. § 8 Datenschutz und Vertraulichkeit (1) Der Betreiber verarbeitet personenbezogene Daten des Nutzers (Kontakt- und Zahlungsdaten, Zutrittsprotokolle, Buchungen) zur Vertragsdurchführung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und zur Sicherheit des Spaces (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Einzelheiten, Speicherdauer und Betroffenenrechte stehen in der Datenschutzinformation (Anlage 3). [Optional: Im Eingangsbereich besteht eine Videoüberwachung zur Zutrittssicherung mit Hinweisschildern; Aufnahmen werden nach [Zahl] Tagen gelöscht.] (2) Der Nutzer behandelt Informationen über andere Nutzer und deren Geschäfte vertraulich und fotografiert oder filmt im Space keine anderen Nutzer ohne deren Einwilligung. Der Betreiber nennt Name und Logo des Nutzers nur mit dessen Einwilligung in Textform als Referenz. § 9 Beendigung Mit Vertragsende gibt der Nutzer Zugangskarte und Schlüssel zurück und räumt Arbeitsplatz und Schließfach. Nicht abgeholte Gegenstände darf der Betreiber nach Aufforderung und Ablauf von [z. B. 2] Wochen auf Kosten des Nutzers einlagern oder entsorgen. Nach Vertragsende eingehende Post wird [z. B. 4] Wochen zur Abholung bereitgehalten. § 10 Schlussbestimmungen (1) Änderungen bedürfen der Textform. Mündliche Nebenabreden bestehen nicht. (2) Sollte eine Bestimmung unwirksam sein oder werden, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam; an ihre Stelle tritt die gesetzliche Regelung. (3) Gerichtsstand ist, soweit der Nutzer Kaufmann ist, [Ort]. Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland. (4) Anlagen: Anlage 1 Hausordnung, Anlage 2 Preisliste, Anlage 3 Datenschutzinformation. [Ort], den [Datum] ______________________________ [Name], für den Betreiber ______________________________ [Name], Nutzer HINWEIS: Diese Vorlage von GründerX (gruenderx.de) ist ein unverbindliches Muster und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Vor der Verwendung an den Einzelfall anpassen und im Zweifel prüfen lassen.
Die vollständige Vorlage mit allen Abschnitten bekommst du nach Bestätigung deiner E-Mail-Adresse – als Word, PDF oder Text.
Wofür die Vorlage passt
- Du betreibst einen Coworking-Space oder vermietest freie Schreibtische in deinem Büro an mehrere Nutzer
- Du willst Flex Desk (freier Platz nach Verfügbarkeit) und Fix Desk (fester Arbeitsplatz) in einem Vertrag abbilden
- Monatlich kündbare Mitgliedschaft mit Zugangskarte, Internet, Druck und Meetingraum-Kontingent
- Klare Regeln für Hausordnung, Haftung und den Umgang mit Daten der Nutzer
Das steht drin
- 1.§ 1 Vertragsgegenstand und Tarif (Flex Desk / Fix Desk)
- 2.§ 2 Leistungen des Betreibers
- 3.§ 3 Zugang und Öffnungszeiten
- 4.§ 4 Nutzungsentgelt, Zahlung und Kaution
- 5.§ 5 Laufzeit und Kündigung
- 6.§ 6 Hausordnung und Pflichten des Nutzers
- 7.§ 7 Haftung und Versicherung
- 8.§ 8 Datenschutz und Vertraulichkeit
- 9.§ 9 Beendigung
- 10.§ 10 Schlussbestimmungen
Das musst du wissen
- Ein Coworking-Vertrag ist ein Mischvertrag: Die Platzüberlassung ist Miete, Internet, Empfang und Druck sind Dienstleistungen. Beim Flex Desk ohne festen Raum ist der mietrechtliche Anteil gering; beim Fix Desk oder einem abgeschlossenen Büro greift das Mietrecht stärker, etwa bei der Kündigungsfrist.
- Haftung für Laptops und Unterlagen der Nutzer: Als Betreiber solltest du sie ausschließen, soweit rechtlich möglich. Ein pauschaler Haftungsausschluss für grobe Fahrlässigkeit oder Personenschäden ist in Formularverträgen unwirksam – die Vorlage grenzt deshalb sauber ab.
- Nutzer, die Verbraucher sind (z. B. Studierende, die privat arbeiten), haben besondere Rechte (Widerruf bei Online-Abschluss, strengere AGB-Kontrolle). Die Vorlage ist für Unternehmer und Freiberufler gebaut; für Verbraucher brauchst du eine Widerrufsbelehrung.
- Datenschutz: Zutrittsprotokolle, WLAN-Logs und Kameras im Space sind personenbezogene Daten. Du brauchst eine Datenschutzinformation nach Art. 13 DSGVO und darfst Kameras nur mit klarer Rechtsgrundlage und Hinweisschild betreiben.
Stand Oktober 2026. Muster nach deutschem Recht; GründerX ist Software und leistet keine Rechts- oder Steuerberatung.
Wann du einen Coworking-Vertrag brauchst
Du betreibst einen Coworking-Space oder hast in deinem Büro mehrere freie Schreibtische, die du an wechselnde Nutzer vergeben willst: Freelancer, Remote-Mitarbeiter anderer Firmen, Gründer vor dem ersten eigenen Büro. Dann reicht ein einfacher Untermietvertrag nicht, weil du keine bestimmten Räume überlässt, sondern ein Paket aus Arbeitsplatz, Internet, Drucken, Meetingräumen und Empfang. Genau dieses Paket bildet die Vorlage ab, mit zwei Tarifen in § 1: Flex Desk für einen jeweils freien Platz nach Verfügbarkeit und Fix Desk für einen fest zugewiesenen Schreibtisch. Auch als Nutzer kannst du das Muster nehmen, um das Angebot eines Space zu prüfen: Steht drin, was im Preis enthalten ist, wie schnell du kündigen kannst und wer haftet, wenn dein Laptop verschwindet?
Was gehört in einen Coworking-Nutzungsvertrag?
Ein Coworking-Vertrag regelt mehr als Miete. Diese Abschnitte brauchst du, und so sind sie in der Vorlage aufgebaut:
- Vertragsgegenstand und gewählter Tarif, persönliche Nutzung, Gästeregelung, Klarstellung, dass kein Mietverhältnis über bestimmte Räume entsteht (§ 1)
- Leistungen im Entgelt: Arbeitsplatz, WLAN, Küche, Druckkontingent, Meetingraum-Stunden, Reinigung, optional Postannahme und Geschäftsadresse; Zusatzleistungen nach Preisliste; Einschränkungen bei Wartung mit Minderung (§ 2)
- Zugang, Öffnungszeiten, Zugangskarte und Ersatzkosten (§ 3)
- Nutzungsentgelt, Zahlung per Lastschrift oder Überweisung, Preisanpassung mit Sonderkündigungsrecht, Zugangssperre bei Verzug, Kaution (§ 4)
- Laufzeit, optionale Mindestlaufzeit, Kündigung in Textform, fristlose Kündigung, Tarifwechsel (§ 5)
- Hausordnung, erlaubte Nutzung, Geräte, Internetregeln und Freistellung (§ 6)
- Haftung des Betreibers, eingebrachte Sachen, Versicherung des Nutzers (§ 7)
- Datenschutz, Zutrittsprotokolle, optionale Videoüberwachung, Vertraulichkeit, Referenznennung (§ 8)
- Beendigung mit Rückgabe von Karte und Schließfach, Postnachlauf (§ 9) und Schlussbestimmungen (§ 10)
Coworking-Vertrag Muster ausfüllen: Flex Desk oder Fix Desk
Trage in § 1 den Namen des Space ein und kreuze den Tarif an; beim Fix Desk gehört die Platznummer hinein, beim Flex Desk die Nummer des Schließfachs. In § 2 nennst du ehrlich, was enthalten ist: Bandbreite in Mbit/s, Druckseiten und Meetingraum-Stunden pro Monat und das Buchungssystem. Alles andere kommt in die Preisliste als Anlage 2. In § 3 legst du Zugangszeiten und Empfangszeiten fest und bezifferst den Preis für eine Ersatzkarte. In § 4 setzt du Entgelt, Zahlungsweg, Ankündigungsfrist für Preisänderungen, Sperrfrist bei Verzug und Kaution. In § 5 entscheidest du über eine Mindestlaufzeit und die Kündigungsfrist, üblich ist ein Monat zum Monatsende. In § 8 streichst du den Satz zur Videoüberwachung, wenn du keine Kameras hast, und legst die Datenschutzinformation als Anlage 3 bei. Die Vorlage gibt es kostenlos als Word, PDF und Text.
Typische Fehler in Coworking-Verträgen
Erster Fehler: Leistungen versprechen, die du nicht garantieren kannst, etwa eine feste Internetgeschwindigkeit oder Verfügbarkeit; die Vorlage nennt Richtwerte ohne Zusicherung und regelt Ausfälle über die Minderung in § 2 Abs. 3. Zweiter Fehler: ein pauschaler Haftungsausschluss für alles. Ein Ausschluss für grobe Fahrlässigkeit oder Personenschäden ist in Formularverträgen unwirksam und reißt im Streit die ganze Klausel mit; die Vorlage grenzt deshalb in § 7 sauber ab. Dritter Fehler: Preisänderungen ohne Sonderkündigungsrecht des Nutzers. Vierter Fehler: Kameras, Zutrittsprotokolle und WLAN-Logs ohne Datenschutzinformation und Hinweisschilder. Fünfter Fehler: Verbraucher mit demselben Vertrag aufnehmen wie Unternehmer; Studierende oder privat Arbeitende haben bei Online-Abschluss ein Widerrufsrecht und strengere AGB-Kontrolle. Und schließlich die vergessene Kündigungsfrist, die bei einem Fix Desk mit Mietcharakter sonst sehr lang werden kann.
Rechtliche Grundlagen: Mischvertrag aus Miete und Dienstleistung
Ein Coworking-Vertrag ist ein typengemischter Vertrag: Die Überlassung des Arbeitsplatzes folgt dem Mietrecht der §§ 535 ff. BGB, Internet, Empfang, Reinigung und Druck sind Dienstleistungen nach § 611 BGB. Die Rechtsprechung wendet auf solche Verträge das Recht des prägenden Teils an; beim Flex Desk prägt meist die Dienstleistung, beim abgeschlossenen Büro die Miete. Dann kann ohne Vereinbarung die Kündigungsfrist des § 580a Abs. 2 BGB gelten, weshalb § 5 der Vorlage die Frist ausdrücklich festlegt. Weil der Vertrag für viele Nutzer gleich verwendet wird, unterliegt er der AGB-Kontrolle der §§ 305 ff. BGB, auch gegenüber Unternehmern. Verzugszinsen zwischen Unternehmern richten sich nach § 288 Abs. 2 BGB. Für Zutrittsdaten, Buchungen und Zahlungsdaten gilt die DSGVO; die Vorlage stützt sich auf Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO und verlangt eine Datenschutzinformation nach Art. 13 DSGVO. GründerX liefert den Mustervertrag, keine Rechtsberatung.
Wann die Coworking-Vorlage nicht reicht
Die Vorlage ist für Unternehmer und Freiberufler gebaut. Nimmst du Verbraucher auf oder schließt du Verträge online über ein Buchungsportal, brauchst du zusätzlich eine Widerrufsbelehrung und verbraucherfeste AGB. Vermietest du abgeschlossene Teambüros mit fester Laufzeit über ein Jahr, gilt Gewerbemietrecht mit der Formvorschrift des § 550 BGB, dann ist der Gewerbemietvertrag die richtige Vorlage. Bietest du Geschäftsadressen für Handelsregister und Impressum an, solltest du Postannahme, Haftung für Fristversäumnisse und Kündigungsfolgen gesondert regeln. Bei Videoüberwachung, Zutrittssystemen mit biometrischen Daten oder einem Space in mehreren Städten mit zentraler Datenverarbeitung lohnt sich eine Datenschutzberatung. Und wenn du Franchise- oder Partnermodelle mit anderen Betreibern planst, gehört ein Anwalt an den Tisch.