DATEV-Export für die Buchhaltung: Leitfaden für Gründer 2026

Der DATEV-Export ist eine CSV-Datei im DATEV-Format, mit der du Buchungen, Kunden- und Lieferantendaten aus deiner Buchhaltungssoftware an den Steuerberater übergibst. Damit der Import klappt, müssen Kontenrahmen, Steuerschlüssel und Personenkonten vorher mit der Kanzlei abgestimmt sein. Ein Testexport nach dem ersten Monat deckt die meisten Fehler auf.

Was ist der DATEV-Export?

DATEV ist die Software, mit der ein Großteil der deutschen Steuerkanzleien Buchhaltung, Abschlüsse und Steuererklärungen erstellt. Das DATEV-Format ist die Schnittstelle, über die andere Programme Daten liefern. Laut der Entwicklerdokumentation von DATEV ist eine solche Datei so aufgebaut:

• eine Kopfzeile mit Angaben zu Format, Berater- und Mandantennummer, Wirtschaftsjahr und Zeitraum,
• eine Zeile mit den Spaltenüberschriften,
• danach die Datenzeilen, Felder durch Semikolon getrennt, Dezimalzahlen mit Komma.

Die Formatbeschreibung der Kopfzeile unterscheidet mehrere Datenkategorien:

Belegbilder wie Rechnungen und Quittungen laufen je nach Software getrennt, etwa als Upload in DATEV Unternehmen online. Wie die Übergabe in deinem Tool funktioniert, zeigt der DATEV-Export-Assistent.

Musst du DATEV als Gründer nutzen?

Nein. Gesetzlich vorgeschrieben ist eine ordnungsgemäße Buchführung, keine bestimmte Software. Nach § 146 Abs. 1 AO müssen Buchungen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet erfasst werden, Kasseneinnahmen und -ausgaben täglich. Nach Absatz 4 darfst du eine Buchung nicht so verändern, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist.

Der DATEV-Export ist nur der bequemste Weg, um die Daten an eine Kanzlei zu geben, die mit DATEV arbeitet. Machst du alles selbst, reicht eine Software, die diese Anforderungen erfüllt. Welche Tools sich für Gründer eignen, vergleicht der Buchhaltungssoftware-Vergleich. Ob sich ein Steuerberater für dich lohnt, rechnet der Steuerberater-Kosten-Nutzen-Rechner aus. Den Weg von der Gründung bis zur ersten Voranmeldung mit allen Fristen zeigt GründerX Gründung komplett.

Was steht in einer Buchungszeile?

Jede Zeile im Buchungsstapel ist ein Buchungssatz. Die wichtigsten Felder, die deine Software befüllt:

Fehlt die Belegnummer oder ist der Buchungstext leer, kann die Kanzlei die Buchung später kaum einem Beleg zuordnen. Gib deinen Rechnungen deshalb fortlaufende Nummern, wie es auch für ordnungsgemäße Rechnungen vorgeschrieben ist.

SKR03 oder SKR04: Welcher Kontenrahmen passt?

Bevor du den ersten Beleg buchst, legst du den Kontenrahmen fest. In Deutschland sind die DATEV-Standardkontenrahmen SKR03 und SKR04 am weitesten verbreitet:

Die Wahl triffst du nicht allein: Frag deine Kanzlei, mit welchem Kontenrahmen sie arbeitet. Ein späterer Wechsel ist aufwendig und fehleranfällig. Für die Einrichtung deiner Buchhaltung von Anfang an hilft der Leitfaden Buchhaltung einrichten.

So erstellst du einen sauberen DATEV-Export

Die meisten Buchhaltungsprogramme bieten den Export unter Menüpunkten wie „Export“ oder „Steuerberater“. Der Ablauf ist fast überall gleich:

1. Mit der Kanzlei abstimmen: Kontenrahmen, Berater- und Mandantennummer, Wirtschaftsjahr, Länge der Sachkonten und gewünschter Übergabeweg.
2. Software einrichten: Diese Werte im Tool hinterlegen, Bankkonten verbinden, Steuersätze und Erlöskonten nach Vorgabe der Kanzlei anlegen.
3. Zeitraum buchen und abschließen: alle Belege des Monats erfasst, Bankumsätze vollständig zugeordnet.
4. Export erzeugen: Zeitraum wählen, Buchungsstapel und gegebenenfalls Stammdaten exportieren.
5. Übergeben: Datei über den vereinbarten Weg an die Kanzlei, Belegbilder getrennt oder über die Schnittstelle.
6. Rückmeldung einholen: Nach dem ersten Export die Kanzlei bitten, den Import zu prüfen und Fehler zurückzumelden.

Monatlich zu exportieren lohnt sich, wenn du Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgibst. Die Termine stehen im Steuerkalender, die Voranmeldung selbst erklärt der UStVA-Assistent.

Welche Mapping-Fehler passieren am häufigsten?

„Mapping“ heißt, dass jedes Konto und jeder Steuersatz aus deinem Tool dem richtigen Konto und Steuerschlüssel bei der Kanzlei zugeordnet ist. Die häufigsten Fehler:

Die Zuordnung deiner Konten prüfst du mit dem DATEV-Mapping-Check.

Was gilt für Amazon-Händler und Marktplätze?

Für Händler auf Marktplätzen ist der DATEV-Export besonders fehleranfällig. Eine Auszahlung von Amazon ist kein einzelner Umsatz, sondern eine Sammelzahlung aus Verkäufen, Gebühren, Erstattungen und Rückbuchungen. Wer nur die Auszahlung als Erlös bucht, weist zu wenig Umsatz und zu wenig Gebühren aus. Sauber wird es, wenn du die Abrechnung in einzelne Buchungen aufteilst. Dabei hilft der Amazon-Buchungs-Assistent. Verkaufst du an Privatkunden in anderen EU-Ländern, kommt die Umsatzsteuer des Ziellands hinzu, mehr dazu im Ratgeber OSS-Anmeldung.

Ändert sich der Export bei EÜR oder Bilanz?

Das Format bleibt gleich, der Inhalt unterscheidet sich. Wer seinen Gewinn per Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermittelt, bucht nach Zahlungsfluss: Erlöse und Ausgaben zählen, wenn das Geld fließt. Bilanzierende Unternehmen wie GmbH und UG buchen dagegen Forderungen und Verbindlichkeiten schon mit der Rechnung. Für den Export heißt das: Bei Bilanzierung braucht die Kanzlei vollständige Personenkonten mit offenen Posten, bei der EÜR reichen oft die Zahlungen mit Belegen. Kläre beim Start, welche Gewinnermittlung für dich gilt.

Wie lange musst du die Daten aufbewahren?

Der Export ersetzt nicht deine eigene Aufbewahrung. Nach § 147 AO gelten diese Fristen:

Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist. Elektronisch empfangene Unterlagen wie E-Rechnungen bewahrst du elektronisch auf. Was beim Empfang von E-Rechnungen gilt, erklärt der Ratgeber E-Rechnung Pflicht. Kündigst du deine Buchhaltungssoftware, exportiere vorher alle Daten und Belege, damit du sie bis zum Fristende vorlegen kannst.

Typische Fehler bei der Zusammenarbeit mit der Kanzlei

Neben dem Mapping kosten diese Fehler am meisten Zeit und Honorar:

• Export ohne Abstimmung: Berater- und Mandantennummer fehlen oder sind falsch, der Import scheitert.
• Lücken bei Belegen: Buchungen ohne Beleg führen zu Rückfragen. Lade Belege laufend hoch, nicht erst am Jahresende.
• Nachträgliche Änderungen nach dem Export: Ändert sich eine Buchung im Tool, nachdem der Zeitraum exportiert wurde, stimmen die Daten nicht mehr überein. Korrigiere lieber per Stornobuchung im neuen Zeitraum und informiere die Kanzlei.
• Doppelte Exporte: Denselben Zeitraum zweimal zu übergeben erzeugt doppelte Buchungen. Führe eine einfache Liste, welche Zeiträume übergeben wurden.
• Blindes Vertrauen in Automatik-Regeln: Prüfe Bankregeln und wiederkehrende Buchungen anfangs stichprobenartig.

Häufige Fragen

Kann ich die DATEV-Datei selbst öffnen?

Ja, es ist eine Textdatei im CSV-Format, die du mit einem Tabellenprogramm öffnen kannst. Ohne Kenntnis der Feldbelegung ist sie aber schwer zu lesen. Speichere sie nach dem Öffnen nicht neu, sonst kann das Programm Format oder Zeichen verändern.

Kostet der DATEV-Export extra?

In vielen Buchhaltungsprogrammen ist er im Tarif enthalten, bei manchen nur in höheren Tarifen. Prüfe das vor dem Abschluss. Bei der Kanzlei können Kosten für Import und Prüfung anfallen.

Wie oft sollte ich exportieren?

So oft, wie die Kanzlei die Daten braucht. Bei monatlicher Umsatzsteuer-Voranmeldung also monatlich, bei vierteljährlicher reicht meist das Quartal.

Was passiert beim Wechsel der Buchhaltungssoftware?

Exportiere vor dem Wechsel alle Buchungen, Stammdaten und Belege aus dem alten Tool und bewahre sie bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist auf. Wechsle möglichst zum Beginn eines Wirtschaftsjahres. Dann übernimmt die Kanzlei nur die Saldenvorträge, und du musst keine halben Jahre doppelt pflegen.

Kann ich ohne Steuerberater DATEV-Daten erzeugen?

Ja, die meisten Programme erzeugen den Export auch ohne Kanzlei. Er nützt dir aber nur, wenn jemand die Daten in DATEV einliest. Wer seine Steuererklärung selbst macht, braucht meist keinen DATEV-Export, sondern die Auswertungen seiner Software und ELSTER.

Was ist DATEV Unternehmen online?

Eine Plattform von DATEV, über die Kanzlei und Mandant Belege und Bankdaten austauschen. Viele Buchhaltungs- und Banking-Tools haben dafür eine direkte Schnittstelle, sodass Belege nicht per Datei übergeben werden müssen.

Fazit

Ein sauberer DATEV-Export spart dir Honorar und Ärger. Stimme Kontenrahmen und Übergabe vorher ab, buche laufend, exportiere regelmäßig und lass den ersten Export von der Kanzlei prüfen. Wer Rechnungen selbst schreibt, nutzt dafür am besten gleich den Rechnungs-Generator, damit die Daten zur Buchhaltung passen.

Allgemeine Information, keine Steuer- oder Rechtsberatung im Einzelfall.

Buchhaltung im Griff mit GründerX

Buchhaltung, Voranmeldung und Übergabe an die Kanzlei haben feste Termine. GründerX führt dich mit Fahrplan, Fristen und Co-Pilot Felix durch alle Schritte: Preise und Leistungen ansehen.